Es una funcionalidad útil para planificar trabajos especiales, recoger información clave, solicitar firmas, controlar el estado del permiso y conservar la evidencia final para auditorías, inspecciones o cumplimiento normativo.
Antes de empezar
Antes de crear un permiso de trabajo, asegúrate de tener:
el módulo Permisos de Trabajo activado
una plantilla de formulario creada
los usuarios con permisos y roles adecuados
Paso 0. Crea una plantilla de Permiso de Trabajo
Antes de crear permisos, primero debes configurar una plantilla.
Cómo crearla
Inicia sesión en Twind.
En el menú lateral izquierdo, entra en “Configuración”.
Accede a “Formularios de Permiso de Trabajo”.
Haz clic en “Añadir Formulario”.
Completa los campos necesarios para tu plantilla.
Añade los tipos de campo que necesites, como:
texto
selección única
selección múltiple
otros campos según el tipo de trabajo
Personaliza la plantilla según tus necesidades
Haz clic en “Guardar”.
Ten en cuenta
Puedes crear tantas plantillas como necesites.
Las plantillas son 100 % personalizables.
Una vez creada, puedes modificarla desde “Editar Formulario”.
Paso 1: Creación de Permisos de Trabajo
El primer paso será crear un nuevo permiso de trabajo. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
Inicia sesión en tu cuenta de Twind y navega hasta el Módulo de Permisos de Trabajo en el menú lateral izquierdo.
Selecciona la opción para Planificar un nuevo permiso.
Selecciona la plantilla de permiso de trabajo personalizada previamente creada, en el apartado Formulario
Completa los campos requeridos según la plantilla, incluyendo detalles de la empresa contratista y contrato, fechas, ubicación y actividades planificadas
Selecciona el rol del aprobador y los usuarios que serán notificados sobre el permiso de trabajo
Añade cualquier información adicional relevante y adjunta documentos necesarios
Guarda el permiso de trabajo para que sea completado, posteriormente revisado y aprobado
Paso 2: Gestión de Estados
Una vez que el permiso de trabajo ha sido planificado, puedes realizar un seguimiento de su estado y realizar cambios según sea necesario
Cambia el estado del permiso de trabajo entre pendiente, aprobado, pausado o rechazado según corresponda
Incluye comentarios para explicar el motivo del cambio de estado
NOTA: Los usuarios internos notificados recibirán un correo electrónico con un enlace que les informa de cada cambio de estado del permiso de trabajo
Paso 3: Firma en el Permiso
Las firmas son una parte crucial del proceso de permisos de trabajo. Te explicamos a continuación cómo gestionarlas:
Los trabajadores pueden firmar electrónicamente el permiso de trabajo, ya sea en persona mediante doodle en una tablet, por ejemplo antes de acceder a tus instalaciones (está opción es ideal si los trabajadores externos no disponen de correo electrónico)
A través del correo electrónico. En este caso el usuario de la empresa contratista, deberá identificarse con un ID y aceptar mediante checkbox las cláusulas legales, para proceder con la firma
Paso 4: Visualización del Resumen
Es importante acceder al resumen del permiso de trabajo en cualquier momento para revisar los detalles y mantener registros adecuados:
Accede al resumen detallado del permiso de trabajo en cualquier momento
Descarga el resumen en formato PDF para archivarlo o compartirlo según sea necesario
Paso 5: Cierre del Permiso de Trabajo
Al finalizar el el trabajo, asegúrate de cerrar el permiso de trabajo para referencia futura y mantener un historial de cambios para fines de auditoría, inspección y cumplimiento normativo.
Con esta guía detallada, estarás bien equipado para utilizar el Módulo de Permisos de Trabajo en Twind de manera efectiva y eficiente. Si tienes alguna pregunta o necesitas asistencia adicional, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte.
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Si tienes cualquier duda, estamos aquí para ayudarte:
🟩 WhatsApp: 664 281 487
❓ Chat en Twind: accede clicando en el icono de interrogante en la esquina inferior derecha de tu pantalla.