El flujo completo: de la actividad a los requisitos

Antes de entrar en el paso a paso, es importante entender cómo se conectan estos tres conceptos en Twind:

Actividad → Define qué tipo de trabajo va a realizar la contratista en tu centro (limpieza, mantenimiento, obras, logística…).
Riesgos → Identifica los peligros concretos a los que están expuestos los trabajadores según su actividad (riesgo eléctrico, trabajos en altura, productos químicos…).
Requisitos → La documentación que Twind solicita automáticamente en función de las combinaciones anteriores.

Cada nivel condiciona al siguiente: la actividad determina qué riesgos aplican, y la combinación de ambos determina qué documentos se solicitan. Si este flujo está bien configurado, Twind pedirá automáticamente la documentación correcta a cada contratista, a cada trabajador y a cada máquina.

💡 ¿Por qué importa esto? Si la actividad o los riesgos no están bien definidos, Twind no podrá solicitar la documentación adecuada. Esto puede provocar que falten documentos críticos (un trabajador accede sin formación en riesgo eléctrico) o que se pidan documentos innecesarios (se solicita la TPC a una empresa de limpieza).

Paso 1: Definir la actividad del contratista

¿Qué es la actividad?

La actividad describe el tipo de trabajo que la empresa contratista va a realizar en tu centro. Twind utiliza esta información como primera condición para las reglas de solicitud de requisitos.

¿Dónde se asigna?

La actividad se define al crear o editar un contrato. Cuando das de alta un contrato con una empresa contratista, asignas la actividad que va a realizar. Cada contrato tiene una actividad asociada.

Ejemplos de actividades: limpieza, mantenimiento general, mantenimiento eléctrico, obras / construcción, logística / transporte, seguridad / vigilancia, instalaciones (climatización, PCI, telecomunicaciones), servicios administrativos.

ℹ️ Ten en cuenta: las actividades las configura la empresa titular desde "Configuración". Si no ves la actividad que necesitas, contacta con el administrador de tu empresa para que la cree. Es importante que sean lo suficientemente específicas para diferenciar los riesgos (no es lo mismo "mantenimiento general" que "mantenimiento eléctrico").

Paso 2: Asignar riesgos al contrato

¿Qué son los riesgos en este contexto?

Los riesgos son los peligros específicos asociados a la actividad y al centro de trabajo. Son el elemento clave para que Twind sepa qué documentación específica debe pedir a cada contratista y a cada trabajador.

¿Cómo se asignan?

Los riesgos se asignan desde la gestión del contrato. Al acceder al contrato, verás la lista de riesgos que ha definido tu cliente titular. Debes seleccionar aquellos que aplican a tu actividad y confirmar. Los riesgos también se pueden asignar directamente a los trabajadores para afinar aún más la documentación que se les solicita.

¿Qué tipos de riesgos se definen habitualmente?

Riesgos de seguridad: trabajos en altura, riesgo eléctrico, espacios confinados, maquinaria pesada, soldadura, caídas al mismo nivel.
Riesgos higiénicos: exposición a productos químicos, ruido, polvo, agentes biológicos, temperaturas extremas.
Riesgos ergonómicos: manipulación manual de cargas, posturas forzadas, movimientos repetitivos.
Riesgos psicosociales: trabajo nocturno, atención al público, violencia externa.

¿Qué efecto tiene sobre los requisitos?

Una vez asignados los riesgos, Twind los utiliza como condición para las reglas de solicitud de requisitos. Por ejemplo: si seleccionas el riesgo "trabajos en altura", Twind puede solicitar automáticamente el certificado de formación en trabajos en altura a cada trabajador que tenga ese riesgo asignado.

⚠️ Importante: asegúrate de que los riesgos seleccionados corresponden a las tareas reales que se van a realizar en el centro. Si asignas riesgos incorrectos, Twind solicitará documentación que no corresponde (o dejará de solicitar documentación que sí es necesaria). Esto tiene implicaciones legales: el deber de vigilancia del artículo 10 del RD 171/2004 exige que la documentación refleje los trabajos específicos que se van a realizar.

Paso 3: Los requisitos se generan automáticamente

Si la empresa titular ha configurado correctamente las reglas de solicitud de requisitos en "Configuración" → "Requisitos", Twind cruzará automáticamente la información de los pasos anteriores y solicitará la documentación correspondiente:

Requisitos de empresa (Sujeto = Contratista): se solicitan según la actividad del contrato. Ejemplo: actividad = "Obras" → se pide Plan de seguridad y salud, certificado REA, etc.
Requisitos de trabajador (Sujeto = Empleado): se solicitan según la actividad + los riesgos asignados al trabajador. Ejemplo: actividad = "Mantenimiento eléctrico" + riesgo = "Riesgo eléctrico" → se pide formación en riesgo eléctrico + autorización de trabajos eléctricos.
Requisitos de maquinaria: se solicitan según el tipo de vehículo o equipo asignado al contrato. Ejemplo: carretilla elevadora → se pide certificado CE + seguro + ITV.

ℹ️ Ten en cuenta: si no se ha definido la actividad o no se han seleccionado riesgos, es posible que Twind no solicite documentación o que solicite solo los requisitos genéricos (sin condiciones). Completar correctamente los pasos 1 y 2 es lo que garantiza que cada contratista recibe exactamente los requisitos que le corresponden.

Ejemplo práctico completo

Para visualizar cómo encaja todo, este es un ejemplo con una empresa de mantenimiento eléctrico:

Paso 1 — Actividad: "Mantenimiento eléctrico"

Paso 2 — Riesgos seleccionados:

Riesgo eléctrico (alta y baja tensión)
Trabajos en altura (intervención en cuadros aéreos)
Espacios confinados (galerías de servicio)

Paso 3 — Requisitos que genera Twind automáticamente:

A nivel de empresa:

Evaluación de riesgos + planificación
Certificado SPA
Seguro de responsabilidad civil
TC1/RLC + recibo de pago
Procedimiento de consignación eléctrica (por riesgo "eléctrico")

A nivel de trabajador (todos):

Aptitud médica
Formación PRL básica
Información de riesgos
Entrega de EPIs

A nivel de trabajador (por riesgo "eléctrico"):

Formación en riesgo eléctrico (RD 614/2001)
Autorización de trabajos eléctricos

A nivel de trabajador (por riesgo "trabajos en altura"):

Formación en trabajos en altura

¿Quién configura cada parte?

La empresa titular define: las actividades disponibles, los riesgos del centro, y las reglas de solicitud de requisitos (en "Configuración" → "Requisitos"). También crea los contratos y asigna la actividad.
La empresa contratista se encarga de: seleccionar los riesgos aplicables a su actividad dentro del contrato, asignar los riesgos correctos a cada trabajador, y subir la documentación que Twind le solicita.

Errores comunes y cómo evitarlos

"No me solicitan ningún documento"

Verifica que: (1) el contrato tiene una actividad asignada, (2) se han seleccionado los riesgos del contrato, (3) los trabajadores tienen los riesgos correctos asignados, y (4) la empresa titular ha configurado reglas de solicitud para esa combinación de actividad + riesgos.

"Me piden documentos que no corresponden a mi actividad"

Es probable que la actividad asignada al contrato no sea la correcta, o que los riesgos seleccionados no correspondan a las tareas reales. Revisa la actividad del contrato y los riesgos. Si el problema persiste, contacta con tu cliente titular para que revise las reglas de solicitud.

"Un trabajador tiene requisitos diferentes a otro de la misma empresa"

Esto es correcto si tienen riesgos diferentes asignados. Un trabajador con riesgo eléctrico asignado necesitará formación en riesgo eléctrico, mientras que otro sin ese riesgo no. Revisa los riesgos asignados a cada trabajador para confirmar que son correctos.

"No veo riesgos para seleccionar en el contrato"

Los riesgos los define la empresa titular. Si no aparecen, es posible que tu cliente titular aún no los haya configurado para ese centro o contrato. Contacta con tu cliente para solicitar que los defina.

¿Cómo definir actividad y riesgos para que Twind solicite los requisitos correctos?