¿Qué son las alertas de vencimientos?
Si gestionas la documentación de tu empresa contratista en Twind, sabes que mantener los documentos al día es clave para que tus trabajadores sigan accediendo a las obras y centros de trabajo de tus clientes. Hasta ahora, detectar un documento a punto de caducar dependía de revisiones manuales.
Con las nuevas alertas de vencimientos, Twind monitoriza automáticamente las fechas de caducidad de los documentos que subes, tanto en la "Biblioteca" como en los "Requerimientos". Cuando un documento está a 15 días de vencer, verás un aviso claro para que puedas renovarlo antes de que expire.
Esta funcionalidad está disponible en el Plan IA.
Para empresas contratistas y proveedores
Alertas en la Biblioteca de documentos
Cuando un documento de tu "Biblioteca" está próximo a vencer, aparece un banner de aviso en color naranja directamente sobre el documento. Al hacer clic en ese banner, se abre un panel lateral desde el que puedes subir la versión renovada del documento sin salir de la pantalla.
Si el documento ya ha expirado, el banner cambia a color rojo para que identifiques de un vistazo los casos más urgentes.
Alertas en Requerimientos
En la sección de "Requerimientos", las alertas funcionan de forma similar: un banner naranja te indica que un documento está a punto de vencer. Al hacer clic, se abre un flujo a pantalla completa que te guía paso a paso para subir el documento renovado.
Además, Twind te envía notificaciones por email cuando un documento vinculado a un requerimiento está próximo a su fecha de caducidad. Así, aunque no estés dentro de la plataforma, recibirás el aviso a tiempo.
ℹ️ Ten en cuenta: las notificaciones por email solo se envían para documentos asociados a requerimientos, no para los documentos de la Biblioteca.
Renovación con efecto múltiple
Cuando renuevas un documento que está vinculado a varios requerimientos de distintos clientes, Twind lo detecta automáticamente. Al subir la nueva versión, el sistema te muestra en qué otros requerimientos se utiliza ese mismo documento, para que puedas actualizar todo desde un único punto.
Los documentos se renuevan uno a uno para garantizar que cada versión quede correctamente asociada.
⚠️ Importante: la renovación múltiple aplica solo cuando el mismo documento satisface el mismo tipo de requisito en varios requerimientos. Si se trata de documentos distintos, deberás renovar cada uno por separado.
¿Qué cambia para ti en el día a día?
Con las alertas de vencimientos activas, ya no necesitas llevar un control manual de las fechas de caducidad. Twind se encarga de avisarte con antelación suficiente para que actúes antes de que un documento caducado bloquee el acceso de tus trabajadores a un centro de trabajo.
En resumen:
Ves de un vistazo qué documentos están próximos a vencer (naranja) y cuáles ya han expirado (rojo).
Renuevas directamente desde el aviso, sin buscar el documento en otra pantalla.
Recibes emails de recordatorio para los documentos de requerimientos.
Actualizas un documento en varios requerimientos a la vez si cumple el mismo requisito.
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