Utilizza la Libreria documenti su Twind
La Libreria documenti ti permette di salvare documentazione da un unico punto e riutilizzarla quando hai bisogno di presentarla per requisiti diversi.
Se lavori con più clienti o contratti, non dovrai più ripetere lo stesso processo ogni volta che devi inviare documentazione. Salva un documento una volta e riutilizzalo quando ne hai bisogno.
ℹ️ Nota bene: la Libreria documenti è disponibile per gli utenti con Piano Professionale o Piano IA.
Aggiungi documenti alla tua libreria
Per salvare documenti per la prima volta:
Vai su "Libreria".
Fai clic su "Carica file".
In questo passaggio puoi:
Caricare fino a 20 documenti contemporaneamente
Mantenere i file separati
Raggruppare più file in un unico documento
Fai clic su "Avanti" quando hai terminato.
Compila le informazioni richieste per ogni documento.
Campi disponibili:
Nome documento*
Tipo di soggetto*
Nome soggetto*
Tipo di documento
Data di emissione*
Data di scadenza
Nelle azioni puoi visualizzare o eliminare qualsiasi file.
(*) Campi obbligatori
ℹ️ Se hai il Piano IA: questi campi verranno precompilati automaticamente grazie all'autocompletamento con IA. L'IA legge il documento e consiglia il tipo di documento, la data di scadenza e la risorsa o azienda associata. Dovrai solo rivedere e confermare o modificare.
Fai clic su "Salva". Una volta salvato, il documento sarà disponibile nella tua libreria.
⚠️ Importante: controlla i documenti prima di salvarli per assicurarti che le informazioni siano corrette.
Raggruppa più file in un unico documento
Se più file appartengono allo stesso tipo di soggetto o documento, puoi raggrupparli prima di salvarli.
ℹ️ Tieni presente: ora, quando carichi un documento per completare un requisito, Twind lo salva automaticamente nella tua Libreria documenti, senza passaggi aggiuntivi.
Seleziona i file che desideri raggruppare. Se hai dimenticato di aggiungere un file al gruppo, puoi aggiungerlo in seguito facendo clic sul pulsante "+".
Fai clic su "Raggruppa file selezionati".
Fai clic su "Avanti".
Completa le informazioni del documento.
Fai clic su "Salva".
Invia i tuoi requisiti dalla Libreria documenti
Verranno mostrati i clienti che hanno richiesto lo stesso requisito. Con un semplice passaggio, ora puoi inviare questo documento a tutti i requisiti trovati contemporaneamente.
Nella colonna "Azioni", fai clic su "Seleziona".
Seleziona l'opzione "Invia documento".
Il sistema cercherà automaticamente i requisiti compatibili e mostrerà i clienti trovati insieme allo stato di ciascun requisito.
Seleziona i requisiti a cui desideri inviare il documento.
Fai clic su "Invia" per completare il processo.
Una volta inviato, verrà visualizzato un messaggio di conferma nell'angolo in alto a destra.
⚠️ Importante: alcuni requisiti potrebbero non apparire qui se non sono stati creati nel formato standard.
Se hai il Piano IA: caricamento di documenti in blocco
Con il Piano IA puoi fare un passo in più. Invece di inviare documenti uno per uno, puoi selezionare la cartella completa di una risorsa o azienda dalla Libreria documenti. Il sistema analizza tutti i requisiti aperti nei contratti attivi, identifica le corrispondenze tra documenti e requisiti, e tu confermi tutto in un'unica azione.
Questo è particolarmente utile se gestisci un volume elevato di documentazione e hai bisogno di inviarla a più contratti contemporaneamente.
Riutilizza un documento esistente in un requisito
Quando devi inviare documentazione:
Vai su "Requisiti".
Fai clic su "In attesa di caricamento".
Fai clic su "Gestisci".
Seleziona "Seleziona documento esistente".
Fai clic su "Seleziona questo documento".
Fai clic su "Salva".
ℹ️ Tieni presente: Twind identificherà automaticamente i documenti compatibili presenti nella Libreria e i file correlati per aiutarti a riutilizzarli senza doverli caricare nuovamente.
Organizza e trova i documenti più velocemente
La Libreria documenti include filtri per trovare facilmente la documentazione.
Puoi filtrare per:
Tipo di soggetto
Nome soggetto
Tipo di documento
Nome documento
Avvisi di scadenza nella Libreria - Esclusivo del Piano IA
Se hai il Piano IA, i documenti salvati nella tua Libreria mostreranno avvisi visivi di scadenza:
Banner arancione: il documento scade entro i prossimi 15 giorni.
Banner rosso: il documento è già scaduto.
Clicca sull’avviso per avviare direttamente il processo di rinnovo del documento senza doverlo cercare manualmente.
ℹ️Tieni presente: gli avvisi di scadenza sono una funzionalità esclusiva del Piano IA e vengono mostrati sia nella Libreria che nei Requisiti.