1.O que é a Submissão única de documentos?
A Submissão única de documentos é uma funcionalidade exclusiva do Plano Core que te permite submeter um documento uma única vez e enviá-lo automaticamente a todos os clientes e contratos que o exijam, num único passo.
O sistema deteta automaticamente quais os outros requisitos que solicitam o mesmo documento e permite-te enviá-lo a todos eles em simultâneo, sem teres de repetir o processo de submissão para cada cliente ou contrato.
Isto elimina um dos pontos de atrito mais comuns na gestão documental CAE: ter de submeter o mesmo documento várias vezes para diferentes clientes ou contratos.
2.Como ativo a Submissão única de documentos?
A Submissão única de documentos está incluída no Plano Core. Para a poderes utilizar, tens primeiro de ter o Plano Core ativo na tua conta.
Se ainda não tens o Plano Core:
Acede a https://app.twind.io/billing/plans para o ativar diretamente.
Ou contacta a nossa equipa de vendas sem qualquer compromisso: https://twind.io/pt/contato-fornecedores/
Na página de requisitos, podes ativar o Plano Core a partir de qualquer um dos banners e botões que te convidam a experimentar a funcionalidade dentro da plataforma.
Assim que o Plano Core estiver ativo, a funcionalidade ficará disponível automaticamente sempre que submeteres um documento para um requisito. Não é necessária nenhuma configuração adicional.
3.Como funciona?
Ativa a Submissão única de documentos ativando o Plano Core conforme descrito no passo anterior. Saberás que está ativo porque o verás no menu lateral esquerdo ou na página de Planos: https://app.twind.io/billing/plans.
Na página de "Requisitos", submete o documento como o farias normalmente: acede ao requisito para o qual queres submeter o documento, seleciona o documento que queres enviar, carrega-o a partir do teu computador e clica em "Guardar".
O sistema deteta automaticamente outros requisitos que solicitam o mesmo tipo de documento.
Será apresentada uma lista com os requisitos correspondentes de outros clientes e contratos. Podes selecioná-los todos de uma vez ou um a um através das caixas de seleção do lado esquerdo.
Confirma a ação. O documento ficará submetido a todos os requisitos selecionados num único passo.
4.A que documentos se aplica a Submissão única de documentos?
A Submissão única de documentos aplica-se aos documentos standard da plataforma. Em baixo encontras a lista completa de documentos compatíveis:
Aptidão médica do trabalhador
Aptidão médica do trabalhador (Portugal)
Recibo de trabalhador independente
Formação específica para trabalhos em altura
Certificado de que o trabalhador recebeu a formação necessária e suficiente
Documento que certifica que o trabalhador foi informado dos riscos do seu posto (Art. 18)
Cartão de quotas IMSS
Documento Nacional de Identidade (DNI)
Documento que certifica a entrega de EPI ao trabalhador
Ficha técnica do veículo
Fotografia do colaborador
Formação específica para espaços confinados
Certificado de situação tributária regularizada (não nominal)
Certificado de situação tributária regularizada (nominal 01C) – cliente
Certificado de situação tributária regularizada (nominal 01C) – contratante
Declaração de ausência de dívida fiscal (Portugal)
Relatório IDC
ITA – relação de trabalhadores registados
Parecer de conformidade INFONAVIT
Parecer de conformidade SAT
Parecer IMSS
Certificado de operador de empilhador
Certificado de operador de plataforma elevatória
Cartão de quotas INFONAVIT
Licença de circulação do veículo
Modalidade preventiva adotada
Inscrição da empresa no REA
Recibo vigente do seguro do veículo
Certificado de situação contributiva regularizada perante a Segurança Social
Certificado de Segurança Social de Portugal
Certificado de contribuições à segurança social do trabalhador (Colômbia)
Inscrição na Segurança Social (TA2)
Recibo de liquidação de contribuições (TC1) + comprovativo de pagamento
RNT – Lista nominal de trabalhadores
Apólice de seguro de responsabilidade civil
SISUB – Sistema de informação de subcontratação
Recibo de vencimento (XML)
Certificado fiscal
Número de registo REPSE
Relatório ICSOE
5.A que documentos NÃO se aplica?
A Submissão única de documentos não se aplica a documentos personalizados.
Se a tua empresa cliente tiver configurado documentos específicos e próprios dentro da plataforma, estes não são compatíveis com esta funcionalidade, uma vez que, por serem documentos à medida, não podem ser reconhecidos como equivalentes entre diferentes clientes ou contratos.
6.Quando NÃO poderei usar a Submissão única de documentos?
Há duas situações em que não poderás enviar um documento para um requisito através desta funcionalidade:
1. O requisito está em período de tolerância
Se um dos requisitos correspondentes se encontrar em período de tolerância, não poderás enviar-lhe o documento.
O que é o período de tolerância? O período de tolerância é uma margem de tempo concedida pela empresa cliente quando a tua documentação está incompleta ou pendente. Durante este período poderás continuar a aceder às instalações, mas existe o risco de o acesso ser bloqueado em algum momento se a documentação não for regularizada. O período de tolerância e as suas condições dependem da configuração de cada empresa cliente.
2. A data de validade do documento não é compatível
Não poderás enviar o documento para um requisito se:
O documento já expirou.
A data de validade do documento é anterior à data de início do requisito. Ou seja, se o documento expirar antes de começar o período de validade exigido por esse requisito, o sistema não permitirá a submissão.
3. O requisito já foi aprovado ou está em revisão
Se um dos requisitos correspondentes já foi aprovado ou se encontra atualmente em processo de revisão para aprovação, não poderás utilizar a Submissão única de documentos para o enviar.
7.O que acontece com a Revisão expresso?
Se ao submeter um documento ativares a opção de Revisão expresso, tens em conta o seguinte:
O crédito de Revisão expresso será aplicado apenas ao requisito original para o qual estás a submeter o documento.
Os requisitos correspondentes para os quais envies o documento através da Submissão única não beneficiarão da Revisão expresso.
Por exemplo, se fizeres correspondência com 10 requisitos adicionais, apenas o requisito original terá Revisão expresso. Os outros 10 seguirão o processo de revisão habitual.
8.Posso enviar documentos para todos os requisitos correspondentes?
Nem sempre. Se fizeres parte de uma equipa dentro da plataforma, a Submissão única de documentos respeitará as permissões da tua equipa.
Isto significa que se a tua equipa apenas te der acesso a determinados clientes ou centros de trabalho, não poderás enviar documentos para os requisitos de clientes ou centros que não estás autorizado a gerir, mesmo que o sistema os detete como correspondentes.
Por exemplo, se pertenceres a uma equipa com acesso apenas ao cliente A, os requisitos correspondentes do cliente B aparecerão excluídos e não poderás enviar-lhes o documento, uma vez que não tens autorização para gerir esses requisitos.
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