Até agora, no Twind, a única forma de aceitar os documentos de informação (acordo) era uma caixa de verificação na web, que não prova que aquele trabalhador concreto leu e aceitou o documento. Com a Assinatura de acordos, o colaborador ou visitante que vai aceder às tuas instalações lê o documento, confirma-o e assina-o com a sua assinatura manuscrita antes de a sua entrada ser registada.
É um add-on que se ativa por empresa e está disponível para clientes. Se tiveres interesse, contacta o teu Customer Success.
O fluxo de assinatura: três passos obrigatórios, por ordem
Tanto no ponto de acesso como a partir da web, a aceitação segue sempre os mesmos três passos:
Ler o documento de informação. É apresentado dentro do Twind e a pessoa tem de chegar ao fim antes de poder continuar. Não há acesso direto à última página.
Confirmar. Duas confirmações: que leu o documento e que confirma a sua identidade e a validade da assinatura digital.
Assinar. Assinatura manuscrita no campo de assinatura e enviar.
O servidor verifica que todos os passos foram concluídos antes de registar a aceitação. Não há atalhos.
No ponto de acesso (colaboradores)
Quando um colaborador tem um documento de informação com assinatura pendente marcado como crítico, a sua entrada não é registada automaticamente. O ecrã de Negado lista cada requisito que bloqueia o acesso e oferece a ação Assinar acordo. Antes de mostrar o documento, o ponto de acesso pede o número do documento de identificação. Se não corresponder ao colaborador para quem se assina, a assinatura não é registada.
Depois de assinado o acordo, o Twind recalcula o estado de acesso e regista a entrada se estiver tudo em ordem.
Para visitantes
Quando um visitante acede a um local de trabalho com um requisito de acordo ativo, o fluxo de aceitação é apresentado antes de registar a entrada, e a entrada não é registada até estar concluído. Um visitante não pode saltar o acordo.
A partir da web (colaboradores)
O administrador da empresa prestadora pode enviar ao colaborador um link de assinatura por email. O colaborador identifica-se com o número do seu documento e conclui o fluxo a partir do browser, sem precisar de chegar à entrada. O administrador pode enviar e reenviar o link, mas não pode assinar em nome do colaborador.
A saída nunca é bloqueada
Um documento de informação (acordo) pendente ou expirado nunca impede o registo da saída. Os registos de presença e as listas de evacuação são sempre precisos.
Modo sem ligação e modo local
O modo local é compatível: o terminal pré-carrega os acordos e os respetivos documentos na app. As pessoas podem ler, confirmar e assinar sem ligação. A entrada é registada e a aceitação é sincronizada quando a ligação volta, mantendo o momento exato da assinatura.
Histórico e rastreabilidade
Cada aceitação fica registada com a sua marca temporal, o local de trabalho, o signatário (tipo e número de documento, nome e apelidos) e uma impressão digital do documento exato assinado. Os utilizadores com permissão de revisão podem descarregar o PDF assinado.
As assinaturas já recolhidas nunca são eliminadas ao desativar a funcionalidade, para que tenhas rastreabilidade total.