Qué es una autorización temporal
Una autorización temporal es un registro aprobatorio puntual que permite conceder (o restringir) el acceso de un recurso de tu contratista durante un periodo concreto, al margen del estado general de su documentación.
Se utiliza principalmente en dos escenarios:
Conceder acceso excepcional a un recurso cuyo estatus actual sea No permitido (por documentación pendiente, caducada o rechazada), cuando una urgencia o emergencia operativa lo requiera.
Restringir el acceso de un recurso que normalmente sí tendría permiso, por ejemplo por faltas operativas o disciplinarias.
⚠️ Importante: la autorización temporal es una excepción al flujo normal de cumplimiento documental. No sustituye la obligación del contratista de aportar la documentación requerida; solo habilita el acceso durante el periodo que tú indiques.
Cómo crear una autorización temporal
Sigue estos pasos:
En el menú lateral izquierdo, haz clic en "Acceso".
Dentro del apartado Acceso verás varias pestañas. Haz clic en "Autorizaciones temporales".
En la esquina superior derecha, haz clic en el botón "+ Añadir autorización".
Se abrirá el formulario "Añadir autorización temporal". Completa los siguientes campos:
Nombre de autorización: un título descriptivo que te ayude a identificarla después (por ejemplo: "Acceso urgente Juan Pérez - reparación planta").
Contratista: selecciona la empresa contratista a la que pertenece el recurso.
Tipo de recurso: indica si se trata de un empleado, vehículo, maquinaria o equipo.
Recurso: selecciona el recurso concreto que quieres autorizar.
Sitio: el centro al que podrá acceder.
Valor de autorización: selecciona Permitido para conceder acceso o No permitido para restringirlo.
Fecha de inicio y Fecha de fin: el periodo durante el cual estará activa la autorización.
Motivo: la razón por la que generas esta autorización temporal.
Para guardar, haz clic en el botón "Añadir" en la esquina inferior derecha del formulario. La autorización quedará registrada en el listado con tu usuario como Autorizador, visible para auditoría posterior.
ℹ️ Ten en cuenta: la opción "Valor de autorización: No permitido" es útil cuando necesitas bloquear temporalmente a un recurso que, según su documentación, sí tendría acceso. Por ejemplo, ante una falta operativa o disciplinaria.
Cómo consultar y gestionar autorizaciones existentes
Desde la misma pestaña "Acceso > Autorizaciones temporales" puedes consultar todas las autorizaciones creadas. El listado muestra el Nombre de autorización, Recurso, Contratista, Autorizador (quién la creó), Sitio, Valor de autorización, Fecha de inicio, Fecha fin, Estado y Acciones.
Para filtrar el listado puedes usar los filtros superiores por Autorización, Contratista, Tipo de recurso, Recurso o Valor de autorización. Con "Ver más filtros" puedes acotar aún más la búsqueda.
Si necesitas descargar el listado completo, utiliza el botón "Exportar" de la esquina superior derecha.
Cuándo expira la autorización
La autorización se desactiva automáticamente al llegar la fecha de fin que hayas indicado. A partir de ese momento, el recurso vuelve al estado que le corresponda según su documentación: si sigue sin cumplir los requisitos, quedará de nuevo como No permitido.
ℹ️ Ten en cuenta: desde la pestaña "Control de acceso" puedes activar el filtro "Mostrar solo accesos que expiran en 15 días" para anticiparte a las autorizaciones temporales próximas a caducar.
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