La normativa de prevención de riesgos laborales obliga a las empresas a elaborar, conservar y compartir determinada documentación. Te explicamos qué documentos son obligatorios, de dónde viene esa obligación y cómo se relacionan con la gestión CAE.
¿Por qué se pide tanta documentación en la CAE?
Una de las dudas más habituales de los usuarios de Twind es por qué hay que subir tantos documentos. La respuesta es sencilla: la ley lo exige. La documentación preventiva no es un capricho burocrático, sino la forma en que las empresas demuestran que cumplen con sus obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales (PRL) y coordinación de actividades empresariales (CAE).
Las obligaciones documentales vienen principalmente de dos fuentes: los artículos 16 y 23 de la Ley 31/1995 de PRL, y el artículo 10 del Real Decreto 171/2004 sobre CAE.
El plan de prevención de riesgos laborales (Art. 16 LPRL)
Toda empresa debe tener un plan de prevención de riesgos laborales. Este plan es el documento que integra la prevención en el sistema general de gestión de la empresa. Incluye la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas y los recursos necesarios para llevar a cabo la acción preventiva.
Este plan se materializa en dos instrumentos esenciales que se gestionan habitualmente en la CAE:
Evaluación de riesgos
El empresario debe realizar una evaluación inicial de los riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores. Esta evaluación debe actualizarse cuando cambien las condiciones de trabajo o cuando se produzcan daños para la salud.
Planificación de la actividad preventiva
Cuando la evaluación de riesgos detecta situaciones que requieren acción, el empresario debe planificar la actividad preventiva necesaria para eliminar, reducir o controlar esos riesgos, incluyendo plazos, responsables y recursos.
La documentación que el empresario debe conservar (Art. 23 LPRL)
El artículo 23 de la LPRL establece que el empresario debe elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral la siguiente documentación:
Plan de prevención de riesgos laborales.
Evaluación de los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo, incluyendo el resultado de los controles periódicos.
Planificación de la actividad preventiva, con las medidas de protección y prevención a adoptar.
Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores (vigilancia de la salud / aptitudes médicas).
Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado una incapacidad laboral superior a un día.
Esta documentación debe estar disponible también para los trabajadores, sus representantes y los servicios de prevención.
La documentación específica que se exige en la CAE (Art. 10 RD 171/2004)
Cuando existe un empresario principal (es decir, cuando se contratan obras o servicios de la propia actividad), este debe exigir a sus contratistas y subcontratistas que le acrediten por escrito, antes del inicio de los trabajos:
Que han realizado la evaluación de riesgos y la planificación preventiva para los trabajos contratados.
Que han cumplido sus obligaciones de formación e información con los trabajadores que van a acceder al centro.
Además, toda la información y documentación que se genere por escrito como resultado de la coordinación de actividades forma parte de la documentación obligatoria del artículo 23 de la LPRL (según la disposición adicional tercera del RD 171/2004).
¿Qué documentos se gestionan habitualmente en la práctica?
Aunque la ley habla en términos generales, en la práctica la gestión CAE se traduce en la solicitud y validación de documentos concretos. Los más habituales son:
A nivel de empresa contratista:
Evaluación de riesgos y planificación preventiva.
Certificado de organización preventiva (servicio de prevención ajeno o propio).
Seguro de responsabilidad civil.
Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social (TC1/TC2 o certificado TGSS).
Justificante de pago del seguro de convenio o accidentes.
A nivel de trabajador:
Certificado de aptitud médica (vigilancia de la salud).
Certificado de formación preventiva (general y específica del puesto).
Entrega de equipos de protección individual (EPIs).
Información de riesgos del puesto de trabajo.
Autorización de uso de maquinaria o equipos, cuando aplique.
A nivel de maquinaria y equipos:
Certificado CE o declaración de conformidad.
Seguro de la maquinaria.
ITV o inspección técnica, cuando proceda.
Manual de instrucciones o ficha técnica.
ℹ️ Ten en cuenta: los documentos concretos que te solicitan pueden variar según el cliente titular y el tipo de actividad. La lista anterior recoge los más comunes, pero cada empresa titular puede definir requisitos adicionales en función de los riesgos de su centro de trabajo.
¿Cuándo debe ser por escrito?
La ley no exige que toda la documentación CAE sea por escrito en todos los casos, pero sí en estos supuestos:
Cuando los riesgos (del centro o de las actividades concurrentes) sean graves o muy graves.
Cuando el empresario principal exige las acreditaciones del artículo 10 del RD 171/2004 (evaluación, planificación, formación): siempre por escrito.
Cualquier documentación derivada de la CAE que se formalice por escrito queda sujeta al artículo 23 de la LPRL (debe conservarse y estar disponible).
⚠️ Importante: en la práctica, y como buena práctica preventiva, lo recomendable es documentar siempre por escrito. Tener un registro documental trazable es la mejor protección ante una inspección de trabajo o un accidente laboral.
¿Cómo se gestiona esta documentación en Twind?
Twind centraliza toda esta gestión documental en un único punto. Como empresa titular o principal, defines qué documentos necesitas de tus contratistas y los validas desde la plataforma. Como empresa contratista, subes la documentación que te piden tus clientes y puedes ver en tiempo real el estado de cada documento.
El hecho de que todo quede registrado en Twind (qué se ha pedido, qué se ha aportado, cuándo se ha validado y si está vigente) es la mejor forma de demostrar el cumplimiento de las obligaciones documentales de la LPRL y del RD 171/2004.
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