Que tus trabajadores nunca pierdan el acceso a una obra
Un documento caducado puede significar que tu equipo no pueda entrar al centro de trabajo del cliente. Con las alertas de vencimiento, te anticipas al problema: renuevas a tiempo y garantizas que tus trabajadores sigan operativos en cada obra sin interrupciones.
Qué vas a aprender en este artículo
Las alertas de vencimientos te permiten saber, con 15 días de antelación, qué documentos están próximos a caducar. Twind muestra avisos visuales directamente en la "Biblioteca" y en los "Requisitos", y además te envía notificaciones por email para los documentos vinculados a requerimientos. Así puedes actualizarlos antes de que expiren y evitar bloqueos de acceso para tus trabajadores.
ℹ️ Ten en cuenta: esta funcionalidad está disponible exclusivamente en el Plan IA. Si aún no cuentas con este plan, contacta con tu empresa cliente o con nuestro equipo para más información.
Cómo identificar un documento próximo a vencer
Twind utiliza un sistema de colores para que identifiques de un vistazo el estado de cada documento:
Cuando un documento está a 15 días o menos de su fecha de caducidad, aparece un banner en color naranja en la parte superior de la página.
Cuando un documento ya ha expirado, el banner cambia a color rojo.
Estos banners aparecen tanto en la "Biblioteca" como en la sección de "Requisitos".
Cómo actualizar un documento desde la Biblioteca
Si el aviso aparece en tu "Biblioteca" de documentos, sigue estos pasos para actualizarlos:
Accede a la "Biblioteca" desde el menú principal de Twind.
Localiza el documento que muestra el banner naranja (próximo a vencer) o rojo (ya expirado).
Haz clic en "Revisar".
Se abrirá un panel lateral en el que podrás subir la versión renovada del documento.
Selecciona el archivo actualizado desde tu equipo y confirma la subida.
Una vez subido, Twind procesará el nuevo documento y el banner desaparecerá cuando la validación se complete.
Cómo actualizar un documento desde Requisitos
Si el aviso aparece en la sección de "Requisitos", sigue estos pasos:
Accede a "Requisitos" desde el menú principal de Twind.
Localiza el requerimiento que contiene el documento con el banner naranja o rojo.
Haz clic en "Revisar".
Te llevará directamente a los documentos pendientes de actualizar. Haz clic en "Subir nuevo documento" y el archivo será actualizado.
Confirma la subida haciendo clic en "Guardar y continuar". Twind procesará el nuevo documento y actualizará el estado del requisito.
ℹ️ Ten en cuenta: para los documentos vinculados a requerimientos, Twind también te envía notificaciones por email cuando se acerca la fecha de caducidad. Así recibirás el aviso aunque no estés dentro de la plataforma.
Cómo funciona la renovación con efecto múltiple
Si un mismo documento está vinculado a varios requisitos de distintos clientes, Twind te ayuda a actualizarlos desde un único punto:
Al actualizar un documento desde un requerimiento, Twind detecta automáticamente si ese mismo documento se utiliza en otros requisitos .
El sistema te muestra una lista con los requisitos adicionales donde se usa ese documento.
Selecciona en cuáles quieres aplicar también la renovación.
Confirma y Twind actualizará el documento en todos los requerimientos seleccionados.
⚠️ Importante: los documentos se renuevan uno a uno. La renovación múltiple aplica solo cuando el mismo documento satisface el mismo tipo de requisito en varios requerimientos. Si se trata de documentos distintos, deberás actualizar cada uno por separado.
Qué pasa si no renuevo un documento a tiempo
Si un documento caduca sin ser renovado:
El banner pasa de naranja a rojo, indicando que el documento ya ha expirado.
El requerimiento asociado puede quedar en estado de incumplimiento, lo que podría bloquear el acceso de tus trabajadores al centro de trabajo del cliente.
Deberás subir el documento renovado lo antes posible siguiendo los mismos pasos descritos en las secciones anteriores.
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