Suivez ce guide pour utiliser le Module Permis de Travail du Fournisseur !
Si vous êtes un client utilisateur de Twind , vous serez heureux d'apprendre que le Module « Permis de Travail » de Twind est conçu pour simplifier le processus de création, de gestion et de surveillance des permissions de travail d'une manière efficace et organisée.
Dans ce guide détaillé, nous expliquons chaque étape du processus, afin que vous puissiez profiter pleinement de cette fonctionnalité.
Étape 0 : Création d'un modèle personnalisable
Avant de commencer à créer des permis de travail, vous devez créer un modèle personnalisé. Suivez les étapes ci-dessous pour créer votre modèle :
Connectez-vous à votre compte Twind et accédez à la section « Configuration » dans le menu vertical sur le côté gauche de l'écran
Accédez à la section « Formulaires de permis de travail » et sélectionnez « Ajouter un formulaire »
Remplissez les champs requis pour le modèle de permis de travail, y compris les champs de sélection et de texte multiples et uniques, si nécessaire
Personnalisez le modèle pour qu'il reflète les exigences spécifiques du permis de travail en fonction des réglementations et des types de travaux à réaliser
Enregistrez le modèle une fois qu'il est complet et prêt à être utilisé
Une fois le modèle créé, vous pouvez le modifier en allant dans la rubrique « Modifier le formulaire »
NOTE : N'oubliez pas que vous pouvez créer autant de modèles que vous le souhaitez et qu'ils sont entièrement personnalisables.
Étape 1 : Création des permis de travail
La première étape consiste à créer un nouveau permis de travail. Voici comment procéder :
Connectez-vous à votre compte Twind et accédez au Module Permis de Travail du Fournisseur sur le menu latéral gauche
Cliquez sur l'option Ajouter un permis de travail
Choisissez le modèle de permis de travail personnalisé que vous aurez antérieurement créé
Remplissez les champs requis selon le modèle, y compris les détails de la société de l'entrepreneur et du contrat, les dates, le lieu et les activités prévues
Sélectionnez le rôle de l'approbateur et les utilisateurs qui seront informés de l'existence du permis de travail
Ajoutez toute information pertinente supplémentaire et joignez les documents nécessaires
Finalment, vous devez sauvegarder et soumettre le permis de travail pour qu'il soit complété, revu et approuvé
Étape 2 : Gestion du statut
Une fois que le permis de travail a été soumis, vous pouvez suivre son statut et faire des modifications si nécessaire
Vous pouvez modifier le statut du permis de travail en fonction de son état (en attente, approuvé, en instance ou rejeté).
Ajoutez aussi des commentaires pour expliquer la raison du changement de statut.
NOTE : Les utilisateurs internes notifiés recevront un mail avec un lien qui les informera de chaque changement de statut d'un permis de travail.
Étape 3 : Signer le permis
Les signatures sont un élément essentiel dans le processus d'obtention d'un permis de travail. Voici comment les gérer :
Les travailleurs pourront signer électroniquement le permis de travail en personne sur une tablette, par exemple avant d'accéder à vos installations (cette option est idéale si les travailleurs externes n'ont pas d'adresse électronique).
Soit par mail. Dans ce cas, les utilisateurs des fournisseurs devront s'identifier à l'aide d'une pièce d'identité et accepter les conditions légales en cochant la case correspondante, afin de pouvoir procéder à la signature.
Étape 4 : Consultation du résumé
C'est important d'accéder au résumé du permis de travail pour réviser les détails et gérer les dossiers correctement :
Accédez à tout moment au résumé détaillé du permis de travail
Téléchargez le résumé au format PDF pour l'archiver ou le partager si nécessaire
Étape 5 : Fermeture du permis de travail
Une fois les travaux terminés, veillez à fermer le permis de travail pour toute référence future et pour conserver un historique des modifications en vue d'un audit ou d'une inspection
Avec ce guide détaillé, vous serez bien équipé pour utiliser le Module Permis de Travail dans Twind de manière efficace et efficiente. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support. Nous sommes là pour vous aider à chaque étape !
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse mail help@twind.io
Notre objectif est de vous faciliter la tâche !
