Utilise la Bibliothèque de documents dans Twind
La Bibliothèque de documents te permet d'enregistrer de la documentation depuis un seul endroit et de la réutiliser ensuite lorsque tu dois la présenter pour différentes exigences.
Si tu travailles avec plusieurs clients ou contrats, tu n'auras plus besoin de répéter le même processus à chaque fois que tu dois envoyer de la documentation. Enregistre un document une fois et réutilise-le quand tu en as besoin.
ℹ️ À noter : la Bibliothèque de documents est disponible pour les utilisateurs avec le Plan Professionnel ou le Plan IA.
Ajoute des documents à ta bibliothèque
Pour enregistrer des documents pour la première fois :
Accède à "Bibliothèque".
Clique sur "Téléverser des fichiers".
À cette étape, tu pourras :
Téléverser jusqu'à 20 documents à la fois
Garder les fichiers séparés
Regrouper plusieurs fichiers en un seul document
Clique sur "Suivant" une fois que tu as terminé.
Complète les informations requises pour chaque document.
Champs disponibles :
Nom du document *
Type de sujet *
Nom du sujet *
Type de document
Date d'émission *
Date d'expiration
Dans les actions, tu pourras consulter ou supprimer n'importe quel fichier.
(*) Champs obligatoires
ℹ️ Si tu as le Plan IA : ces champs seront pré-remplis automatiquement grâce au remplissage automatique par IA. L'IA lit le document et recommande le type de document, la date d'expiration et la ressource ou l'entreprise associées. Tu n'auras plus qu'à vérifier et confirmer, ou modifier.
Clique sur "Enregistrer". Une fois enregistré, le document sera disponible dans ta bibliothèque.
⚠️ Important : vérifie les documents avant de les enregistrer pour confirmer que les informations sont correctes.
Envoie tes exigences depuis la Bibliothèque de documents
Les clients ayant demandé la même exigence s'afficheront. En une seule étape, tu peux désormais envoyer ce document à toutes les exigences trouvées en même temps.
Dans la colonne "Actions", clique sur "Sélectionner".
Sélectionne l'option "Envoyer le document".
Le système recherchera automatiquement les exigences compatibles et affichera les clients trouvés, ainsi que le statut de chaque exigence.
Sélectionne les exigences auxquelles tu souhaites envoyer le document.
Clique sur "Envoyer" pour terminer le processus.
⚠️ Important : certaines exigences peuvent ne pas apparaître ici si elles n'ont pas été créées dans le format standard.
Si tu as le Plan IA : envoi de documents en lot
Avec le Plan IA, tu peux aller encore plus loin. Au lieu d'envoyer les documents un par un, tu peux sélectionner le dossier complet d'une ressource ou d'une entreprise depuis la Bibliothèque de documents. Le système analyse toutes les exigences ouvertes sur les contrats actifs, identifie les correspondances entre documents et exigences, et tu confirmes le tout en une seule action.
Cela est particulièrement utile si tu gères un volume important de documentation et que tu dois l'envoyer à plusieurs contrats simultanément.
Regroupe plusieurs fichiers en un seul document
Si plusieurs fichiers appartiennent au même type de sujet ou de document, tu peux les regrouper avant de les enregistrer.
Sélectionne les fichiers que tu souhaites regrouper. Si tu as oublié d'ajouter un fichier au groupe, tu peux l'intégrer plus tard en cliquant sur le bouton "+".
Clique sur "Regrouper les fichiers sélectionnés".
Clique sur "Suivant".
Complète les informations du document.
Clique sur "Enregistrer".
Réutilise un document existant dans une exigence
Lorsque tu dois envoyer de la documentation :
ℹ️ À noter : désormais, lorsque tu téléverses un document pour compléter une exigence, Twind l'enregistre automatiquement dans ta Bibliothèque de documents, sans étape supplémentaire.
Accède à "Exigences".
Clique sur "En attente de téléversement".
Clique sur "Gérer".
Sélectionne "Sélectionner un document existant".
Clique sur "Sélectionner ce document".
Clique sur "Enregistrer".
ℹ️ À noter : Twind identifiera automatiquement les documents de la Bibliothèque et les fichiers associés compatibles pour t'aider à les réutiliser sans avoir à les téléverser à nouveau.
Organise et retrouve tes documents plus rapidement
La Bibliothèque de documents comprend des filtres pour localiser facilement la documentation.
Tu pourras filtrer par :
Type de sujet
Nom du sujet
Type de document
Nom du document
Alertes d’expiration dans la Bibliothèque - Exclusif du Plan IA
Si vous disposez du Plan IA, les documents enregistrés dans votre Bibliothèque afficheront des alertes visuelles d’expiration :
Bannière orange : le document expire dans les 15 prochains jours.
Bannière rouge : le document a déjà expiré.
Cliquez sur l’alerte pour lancer directement le processus de renouvellement du document sans avoir à le rechercher manuellement.
ℹ️ À noter : les alertes d’expiration sont une fonctionnalité exclusive du Plan IA et sont affichées aussi bien dans la Bibliothèque que dans les Exigences.