Assure-toi que tes travailleurs ne perdent jamais l'accès à un chantier
Un document expiré peut signifier que ton équipe ne peut pas accéder au centre de travail du client. Avec les alertes d'expiration, tu anticipes le problème : tu renouvelles à temps et tu garantis que tes travailleurs restent opérationnels sur chaque chantier sans interruptions.
Ce que tu vas apprendre dans cet article
Les alertes d'expiration te permettent de savoir, 15 jours à l'avance, quels documents sont sur le point d'expirer. Twind affiche des avis visuels directement dans la "Bibliothèque" et dans les "Exigences", et t'envoie également des notifications par email pour les documents liés à des exigences. Ainsi, tu peux les renouveler avant qu'ils n'expirent et éviter les blocages d'accès pour tes travailleurs.
ℹ️ À noter : cette fonctionnalité est disponible exclusivement dans le Plan IA. Si tu ne disposes pas encore de ce plan, contacte ton entreprise cliente ou notre équipe pour plus d'informations.
Comment identifier un document sur le point d'expirer
Twind utilise un système de couleurs pour que tu puisses identifier en un coup d'œil l'état de chaque document :
Lorsqu'un document est à 15 jours ou moins de sa date d'expiration, une bannière orange apparaît en haut de la page.
Lorsqu'un document a déjà expiré, la bannière passe au rouge.
Ces bannières apparaissent aussi bien dans la "Bibliothèque" que dans la section "Exigences".
Comment renouveler un document depuis la Bibliothèque
Si l'avis apparaît dans ta "Bibliothèque" de documents, suis ces étapes pour le renouveler :
Accède à la "Bibliothèque" depuis le menu principal de Twind.
Localise le document qui affiche la bannière orange (sur le point d'expirer) ou rouge (déjà expiré).
Clique sur "Réviser".
Un panneau latéral s'ouvrira où tu pourras télécharger la version renouvelée du document.
Sélectionne le fichier mis à jour depuis ton ordinateur et confirme le téléchargement.
Une fois téléchargé, Twind traitera le nouveau document et la bannière disparaîtra lorsque la validation sera terminée.
Comment renouveler un document depuis les Exigences
Si l'avis apparaît dans la section "Exigences", suis ces étapes :
Accède aux "Exigences" depuis le menu principal de Twind.
Localise l'exigence qui contient le document avec la bannière orange ou rouge.
Clique sur "Réviser".
Tu seras dirigé directement vers les documents en attente de renouvellement. Clique sur "Télécharger un nouveau document" et le fichier sera mis à jour.
Confirme le téléchargement en cliquant sur "Enregistrer et continuer". Twind traitera le nouveau document et mettra à jour le statut de l'exigence.
ℹ️ À noter : pour les documents liés à des exigences, Twind t'envoie également des notifications par email lorsque la date d'expiration approche. Ainsi, tu recevras l'avis même si tu n'es pas connecté à la plateforme.
Comment fonctionne le renouvellement à effet multiple
Si un même document est lié à plusieurs exigences de différents clients, Twind t'aide à les mettre à jour depuis un seul point :
Lorsque tu renouvelles un document depuis une exigence, Twind détecte automatiquement si ce même document est utilisé dans d'autres exigences.
Le système t'affiche une liste avec les exigences supplémentaires où ce document est utilisé.
Sélectionne celles où tu souhaites également appliquer le renouvellement.
Confirme et Twind mettra à jour le document dans toutes les exigences sélectionnées.
⚠️ Important : les documents sont renouvelés un par un. Le renouvellement multiple s'applique uniquement lorsque le même document satisfait le même type d'exigence dans plusieurs exigences. S'il s'agit de documents différents, tu devras renouveler chacun séparément.
Que se passe-t-il si je ne renouvelle pas un document à temps
Si un document expire sans être renouvelé :
La bannière passe de l'orange au rouge, indiquant que le document a déjà expiré.
L'exigence associée peut être marquée comme non conforme, ce qui pourrait bloquer l'accès de tes travailleurs au centre de travail du client.
Tu devras télécharger le document renouvelé dès que possible en suivant les mêmes étapes décrites dans les sections précédentes.
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