Que sont les alertes d'expiration ?
Si vous gérez la documentation de votre entreprise sous-traitante dans Twind, vous savez que maintenir les documents à jour est essentiel pour que vos travailleurs conservent l'accès aux chantiers et aux centres de travail de vos clients. Jusqu'à présent, repérer un document sur le point d'expirer reposait sur des vérifications manuelles.
Avec les nouvelles alertes d'expiration, Twind surveille automatiquement les dates d'expiration des documents que vous chargez, aussi bien dans la « Bibliothèque » que dans les « Prérequis ». Lorsqu'un document est à 15 jours de son expiration, vous verrez un avertissement clair pour pouvoir le renouveler avant qu'il n'expire.
Cette fonctionnalité est disponible dans le Plan IA.
Pour les entreprises sous-traitantes et les fournisseurs
Alertes dans la Bibliothèque de documents
Lorsqu'un document de votre « Bibliothèque » est proche de l'expiration, un bandeau d'avertissement orange apparaît directement sur le document. En cliquant dessus, un panneau latéral s'ouvre depuis lequel vous pouvez charger la version renouvelée du document sans quitter l'écran.
Si le document a déjà expiré, le bandeau passe au rouge pour que vous identifiiez d'un coup d'œil les cas les plus urgents.
Alertes dans les Exigences
Dans la section « Exigences», les alertes fonctionnent de manière similaire : un bandeau orange vous indique qu'un document est sur le point d'expirer. En cliquant, un flux en plein écran s'ouvre et vous guide étape par étape pour charger le document renouvelé.
De plus, Twind vous envoie des notifications par e-mail lorsqu'un document lié à un prérequis approche de sa date d'expiration. Ainsi, même si vous n'êtes pas connecté à la plateforme, vous recevrez l'alerte à temps.
ℹ️ À noter : les notifications par e-mail sont envoyées uniquement pour les documents associés à des prérequis, pas pour les documents de la Bibliothèque.
Renouvellement à effet multiple
Lorsque vous renouvelez un document lié à plusieurs prérequis de différents clients, Twind le détecte automatiquement. En chargeant la nouvelle version, le système vous montre dans quels autres prérequis ce même document est utilisé, pour que vous puissiez tout mettre à jour depuis un seul point.
Les documents sont renouvelés un par un pour garantir que chaque version soit correctement associée.
⚠️ Important : le renouvellement multiple s'applique uniquement lorsque le même document satisfait le même type de prérequis dans plusieurs prérequis. S'il s'agit de documents différents, vous devrez renouveler chacun séparément.
Qu'est-ce qui change pour vous au quotidien ?
Avec les alertes d'expiration actives, vous n'avez plus besoin de tenir un suivi manuel des dates d'expiration. Twind se charge de vous prévenir suffisamment à l'avance pour que vous agissiez avant qu'un document expiré ne bloque l'accès de vos travailleurs à un centre de travail.
En résumé :
Vous voyez d'un coup d'œil quels documents sont proches de l'expiration (orange) et lesquels ont déjà expiré (rouge).
Vous renouvelez directement depuis l'alerte, sans chercher le document sur un autre écran.
Vous recevez des e-mails de rappel pour les documents de prérequis.
Vous mettez à jour un document dans plusieurs prérequis à la fois s'il satisfait le même type de prérequis.
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