Qui valide les documents dans Twind ?
Avant d’aborder les statuts, il est important de savoir qui se charge de vérifier la documentation déposée par le prestataire. Dans Twind, la validation peut être effectuée par :
L’équipe de Twind, lorsque le client titulaire a souscrit le service de validation documentaire. Dans ce cas, nos techniciens vérifient les documents en fonction des critères de validation configurés et les approuvent ou les rejettent directement.
Le client titulaire lui-même, lorsqu’il préfère effectuer la vérification de la documentation avec son équipe interne.
ℹ️ À noter : le modèle de validation est défini lors de la phase de mise en place de chaque client titulaire. Si vous ne savez pas lequel s’applique à votre contrat, consultez votre gestionnaire de contrat.
Quels sont les six statuts de la documentation dans Twind ?
Tous les documents demandés dans un contrat se trouvent dans l’un de ces six statuts. Le statut indique à quel point du cycle de vérification se trouve chaque document et qui doit effectuer la prochaine action.
Que signifie le statut « En attente de téléversement » ?
L’exigence existe dans le contrat mais le prestataire n’a pas encore déposé de document. C’est le statut initial de toute exigence nouvellement activée.
La prochaine action revient à : le prestataire.
Que faire : déposer le document depuis « Exigences > En attente de dépôt > Gérer l’exigence ».
Que signifie le statut « En attente de revue» ?
Le prestataire a déposé un document et celui-ci est en attente de vérification. Le fichier est déjà sur la plateforme mais n’a pas encore été validé.
La prochaine action revient à : le validateur. Selon le modèle souscrit par le client titulaire, il peut s’agir de l’équipe de Twind ou du client titulaire lui-même.
Que faire : le validateur doit vérifier le document depuis « Exigences > En attente de vérification » et l’approuver ou le rejeter.
Que signifie le statut « Approuvé » ?
Le document a été validé et est à jour. L’exigence est couverte et compte pour la conformité documentaire du contrat.
La prochaine action revient à : aucune dans l’immédiat.
À surveiller : la date d’expiration, si le document en possède une
Que signifie le statut « Rejeté » ?
Le document a été vérifié par le validateur (Twind ou le client titulaire, selon le cas) et ne remplit pas l’un des critères d’acceptation. Lors du rejet, il est obligatoire de laisser une justification pour que le prestataire sache quoi corriger.
La prochaine action revient à : le prestataire.
Que faire : lire la justification du rejet, corriger le document et le redéposer depuis la même exigence.
Que signifie le statut « Expiré » ?
Le document avait été approuvé mais sa validité a pris fin. Il est nécessaire que le prestataire dépose une version actualisée correspondant à la dernière période.
La prochaine action revient à : le prestataire.
Que faire : actualiser le document depuis « Exigences > En attente de dépôt » (le système le réaffiche comme en attente).
ℹ️ À noter :: pour certains documents, la date d’expiration est fixée par l’entreprise titulaire. Dans ce cas, il n’est pas possible de la modifier depuis le contrat.
ℹ️Si vous disposez du Plan IA : avant d’atteindre ce statut, vous aurez vu une bannière orange d’alerte 15 jours avant l’expiration. Cliquez sur l’alerte pour renouveler le document directement sans avoir à le rechercher manuellement.
Que signifie le statut « Période de grâce » ?
Le document a expiré mais le client titulaire a configuré une marge de tolérance à partir de la date d’expiration. Pendant cette période, le prestataire peut continuer à opérer tout en actualisant le document, sans que le non-respect n’affecte l’accès immédiatement.
La prochaine action revient à : le prestataire.
Que faire : déposer le document actualisé dès que possible. À la fin de la période de grâce, si le document n’a pas été actualisé, il sera considéré comme expiré et pourra bloquer l’accès de la ressource.
ℹ️ À noter :: la durée de la période de grâce est définie par chaque client titulaire dans sa configuration. Si vous êtes prestataire et avez des doutes sur le délai exact, contactez votre gestionnaire de contrat.
Quel est le cycle de vie typique d’un document dans Twind ?
Pour mieux comprendre comment les statuts s’enchaînent, voici le parcours habituel d’une exigence :
Le contrat est créé et l’exigence est en En attente de dépôt.
Le prestataire dépose un document → passe à En attente de vérification.
Le validateur (Twind ou le client titulaire) le vérifie :
S’il est conforme → Approuvé.
S’il n’est pas conforme → Rejeté (retour à l’étape 2 après correction).
Lorsque la date d’expiration du document approuvé arrive → Expiré (ou Période de grâce si le client l’a configurée).
Le prestataire actualise le document → le cycle revient à En attente de vérification.
Où puis-je consulter les statuts de la documentation ?
Le client titulaire comme le prestataire peuvent consulter le statut des exigences depuis la section « Exigences » dans le menu latéral gauche, en filtrant par les différents statuts.
De plus, le client titulaire peut :
Voir le % de conformité documentaire de chaque prestataire depuis « Contrats » en filtrant par prestataire. Le pourcentage ne prend en compte que les documents Approuvés et en vigueur classés comme critiques.
Consulter les documents de contrats expirés ou de travailleurs désassignés depuis « Configuration > Conservation ».