Finora in Twind l'unico modo per accettare i documenti informativi (accordo) era una casella di spunta sul web, che non dimostra che quel lavoratore specifico abbia letto e accettato il documento. Con la Firma degli accordi, il dipendente o il visitatore che deve accedere alle tue strutture legge il documento, lo conferma e lo firma con la sua firma autografa prima che venga registrato il suo ingresso.
È un add-on attivabile per azienda, disponibile per i clienti. Se ti interessa, contatta il tuo Customer Success.
Il flusso di firma: tre passaggi obbligatori, in ordine
Sia al punto di accesso sia dal web, l'accettazione segue sempre gli stessi tre passaggi:
Leggere il documento informativo. Viene mostrato all'interno di Twind e la persona deve arrivare fino in fondo prima di poter continuare. Non è possibile passare direttamente all'ultima pagina.
Confermare. Due conferme: di aver letto il documento e di confermare la propria identità e la validità della firma digitale.
Firmare. Firma autografa nel campo della firma e invio.
Il server verifica che tutti i passaggi siano stati completati prima di registrare l'accettazione. Nessuna scorciatoia.
Al punto di accesso (dipendenti)
Quando un dipendente ha un documento informativo in attesa di firma contrassegnato come critico, il suo ingresso non viene registrato automaticamente. La schermata Negato elenca ogni requisito che blocca l'accesso e offre l'azione Firma accordo. Prima di mostrare il documento, il punto di accesso richiede il numero del documento d'identità. Se non corrisponde al dipendente per cui si firma, la firma non viene registrata.
Una volta firmato l'accordo, Twind ricalcola lo stato di accesso e registra l'ingresso se tutto è in regola.
Per i visitatori
Quando un visitatore accede a una sede con un requisito di accordo attivo, il flusso di accettazione viene presentato prima di registrare l'ingresso, e l'ingresso non viene registrato finché non è completato. Un visitatore non può saltare l'accordo.
Dal web (dipendenti)
L'amministratore dell'azienda appaltatrice può inviare al dipendente un link di firma via email. Il dipendente si identifica con il numero del suo documento e completa il flusso dal browser, senza dover arrivare all'ingresso. L'amministratore può inviare e reinviare il link, ma non può firmare per conto del dipendente.
L'uscita non viene mai bloccata
Un documento informativo (accordo) in sospeso o scaduto non impedisce mai di registrare l'uscita. I registri delle presenze e le liste di evacuazione sono sempre precisi.
Modalità offline e modalità locale
La modalità locale è supportata: il terminale precarica nell'app gli accordi e i relativi documenti. Le persone possono leggere, confermare e firmare offline. L'ingresso viene registrato e l'accettazione si sincronizza quando torna la connessione, mantenendo il momento esatto della firma.
Cronologia e tracciabilità
Ogni accettazione viene registrata con il suo timestamp, la sede, il firmatario (tipo e numero di documento, nome e cognome) e un'impronta digitale del documento esatto firmato. Gli utenti con permesso di revisione possono scaricare il PDF firmato.
Le firme già raccolte non vengono mai eliminate quando si disattiva la funzionalità, così hai la tracciabilità completa.