1.¿Qué es la Subida única de documentos?
La Subida única de documentos es una funcionalidad exclusiva del Plan Core que te permite subir un documento una sola vez y enviarlo automáticamente a todos los clientes y contratos que lo requieran, en un único paso.
El sistema detecta automáticamente qué otros requerimientos solicitan el mismo documento y te permite enviarlo a todos ellos de forma simultánea, sin tener que repetir el proceso de subida para cada cliente o contrato.
Esto elimina una de las fricciones más habituales en la gestión documental CAE: tener que subir el mismo documento múltiples veces para diferentes clientes o contratos.
2.¿Cómo activo la Subida única de documentos?
La Subida única de documentos está incluida en el Plan Core. Para poder utilizarla, primero debes tener el Plan Core activo en tu cuenta.
Si aún no tienes el Plan Core:
Ve a https://app.twind.io/billing/plans para activarlo directamente.
O contacta con nuestro equipo de ventas sin ningún compromiso: https://twind.io/es/contacto-contratistas/
En la página de requerimientos podrás activar el Plan Core desde cualquiera de los banners y botones que te invitan a probar la funcionalidad dentro de la plataforma.
Una vez tengas el Plan Core activo, la funcionalidad estará disponible automáticamente cuando subas un documento a un requerimiento. No requiere configuración adicional.
3.¿Cómo funciona?
Activa la Subida única de documentos activando el Plan Core como se describe en el paso anterior. Sabrás que está activo porque lo verás en el menú lateral izquierdo o en la página de Planes: https://app.twind.io/billing/plans
En la página de "Requisitos", sube el documento como lo harías normalmente: accede al requerimiento al que quieres subir el documento, selecciona el documento que quieres enviar, súbelo desde tu ordenador y haz clic en "Guardar".
El sistema detecta automáticamente otros requerimientos que solicitan el mismo tipo de documento.
Se te mostrará una lista con los requerimientos coincidentes de otros clientes y contratos. Podrás seleccionarlos todos a la vez o uno por uno mediante las casillas de la parte izquierda.
Confirma la acción. El documento quedará enviado a todos los requerimientos seleccionados en un único paso.
4.¿A qué documentos aplica la Subida única de documentos?
La Subida única de documentos aplica a los documentos estándar de la plataforma. A continuación encontrarás la lista completa de documentos compatibles:
Aptitud médica del trabajador
Aptitud médica del trabajador (Portugal)
Recibo de autónomo
Formación específica para trabajos en altura
Certificado de que el trabajador ha recibido la formación necesaria y suficiente
Documento que acredite que el trabajador ha sido informado de los riesgos de su puesto (Art. 18)
Tarjeta de cuotas IMSS
Documento Nacional de Identidad (DNI)
Documento que acredite la entrega de EPIs al trabajador
Ficha técnica del vehículo
Fotografía del trabajador
Formación específica para espacios confinados
Certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria (no nominal)
Certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria (nominal 01C) – cliente
Certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria (nominal 01C) – contratista
Declaración de no deuda tributaria (Portugal)
Informe IDC
ITA – relación de trabajadores dados de alta
Opinión de cumplimiento INFONAVIT
Opinión de cumplimiento SAT
Opinión IMSS
Certificado de operador de carretilla elevadora
Certificado de operador de plataforma elevadora
Tarjeta de cuotas INFONAVIT
Permiso de circulación del vehículo
Modalidad preventiva adoptada
Inscripción de la empresa en el REA
Recibo vigente del seguro del vehículo
Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social
Certificado de Seguridad Social de Portugal
Certificado de cotizaciones a la seguridad social del trabajador (Colombia)
Alta en la Seguridad Social (TA2)
Recibo de liquidación de cotizaciones (TC1) + justificante de pago
RNT – Lista nominal de trabajadores
Póliza de seguro de responsabilidad civil
SISUB – Sistema de información de subcontratación
Nómina (XML)
Certificado tributario
Folio de registro REPSE
Informe ICSOE
5.¿A qué documentos NO aplica?
La Subida única de documentos no aplica a documentos personalizados.
Si tu empresa cliente ha configurado documentos específicos y propios dentro de la plataforma, estos no son compatibles con esta funcionalidad, ya que al ser documentos a medida no pueden ser reconocidos como equivalentes entre diferentes clientes o contratos.
6.¿Cuándo NO podré usar la Subida única de documentos?
Hay dos situaciones en las que no podrás enviar un documento a un requerimiento mediante esta funcionalidad:
1. El requerimiento está en periodo de gracia
Si uno de los requerimientos coincidentes se encuentra en periodo de gracia, no podrás enviarle el documento.
¿Qué es el periodo de gracia? El periodo de gracia es un margen de tiempo que la empresa cliente concede cuando tu documentación está incompleta o pendiente. Durante este periodo podrás seguir accediendo a las instalaciones, pero existe el riesgo de que el acceso se bloquee en algún momento si no se regulariza la documentación. El periodo de gracia y sus condiciones dependen de la configuración de cada empresa cliente.
2. La fecha de expiración del documento no es compatible
No podrás enviar el documento a un requerimiento si:
El documento ya ha vencido.
La fecha de expiración del documento es anterior a la fecha de inicio del requerimiento. Es decir, si el documento expira antes de que comience el periodo de validez que exige ese requerimiento, el sistema no permitirá la subida.
3. El requerimiento ya ha sido aprobado o está en revisión
Si uno de los requerimientos coincidentes ya ha sido aprobado o se encuentra actualmente en proceso de revisión para ser aprobado, no podrás utilizar la Subida única de documentos para enviarlo.
7.¿Qué ocurre con la Revisión exprés?
Si al subir un documento activas la opción de Revisión exprés, ten en cuenta lo siguiente:
El crédito de Revisión exprés se aplicará únicamente al requerimiento original sobre el que estás subiendo el documento.
Los requerimientos coincidentes a los que envíes el documento mediante la Subida única no se beneficiarán de la Revisión exprés.
Por ejemplo, si haces match con 10 requerimientos adicionales, solo el requerimiento original tendrá Revisión exprés. Los otros 10 seguirán el proceso de revisión habitual.
8.¿Puedo enviar documentos a todos los requerimientos coincidentes?
No siempre. Si formas parte de un equipo dentro de la plataforma, la Subida única de documentos respetará los permisos de tu equipo.
Esto significa que si tu equipo solo te da acceso a determinados clientes o centros de trabajo, no podrás enviar documentos a los requerimientos de clientes o centros a los que no estés autorizado a gestionar, aunque el sistema los detecte como coincidentes.
Por ejemplo, si perteneces a un equipo con acceso únicamente al cliente A, los requerimientos coincidentes del cliente B aparecerán excluidos y no podrás enviarles el documento, ya que no tienes autorización para gestionar esos requerimientos.
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