Si un documento que has subido aparece como "Rechazado", no te preocupes: es algo habitual y tiene solución. En esta guía te explicamos cómo entender el motivo del rechazo, corregir el documento y volver a subirlo correctamente.
¿Por qué me han rechazado el documento?
Cuando un documento es rechazado, el equipo de validación deja un comentario explicando el motivo. Los rechazos más frecuentes son:
Documento caducado o con fecha incorrecta. El archivo tiene una fecha de emisión o de validez que no cubre el período del contrato.
Documento ilegible o incompleto. La imagen está borrosa, cortada, o faltan páginas. También ocurre cuando el PDF no se ha escaneado correctamente.
Documento que no corresponde al requisito. Se ha subido un archivo que no coincide con lo que se pide. Por ejemplo, subir el certificado de formación en lugar del alta en la Seguridad Social.
Falta firma, sello o datos obligatorios. El documento necesita una firma, un sello de la empresa o datos específicos (nombre del trabajador, NIF, etc.) que no aparecen.
Formato no válido. El archivo no está en un formato aceptado. Consulta los formatos permitidos en ¿Qué tipos de archivos puedo subir en Twind?
Invalidaciones recurrentes por tipo de documento
A continuación te mostramos los motivos de rechazo más habituales para cada tipo de documento. Revisa si tu caso coincide con alguno de ellos antes de volver a subir el archivo.
Documentación de empresa
TC1 / Recibo de liquidación de cotizaciones (RLC)
El mes del TC1 no corresponde al período solicitado.
El CIF de la empresa no coincide con el de la contratista registrada.
Falta el sello de la Seguridad Social o la validación mecánica.
El documento está incompleto (falta alguna página).
Se ha subido el TC2 en lugar del TC1 (o viceversa).
Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social
El certificado ha caducado (la validez suele ser de 6 meses).
El CIF no coincide con el de la empresa registrada.
Se ha subido un certificado de la AEAT en lugar de la Seguridad Social.
Certificado de estar al corriente con Hacienda (AEAT)
El certificado ha caducado.
El CIF no coincide.
El documento no es el certificado de obligaciones tributarias, sino otro tipo de certificado fiscal.
Seguro de responsabilidad civil
La póliza ha caducado o las fechas de cobertura no cubren el período del contrato.
La actividad asegurada no coincide con la actividad del contrato.
El importe de cobertura es inferior al mínimo exigido por el cliente.
Falta el recibo de pago que acredite que la póliza está en vigor.
Se ha subido solo el recibo sin la póliza (o viceversa).
Evaluación de riesgos
La evaluación no cubre la actividad específica del contrato.
Está caducada o no tiene fecha de realización.
Falta la firma del técnico competente en prevención.
No incluye los puestos de trabajo que figuran en el contrato.
Planificación de la actividad preventiva
No se corresponde con la evaluación de riesgos vigente.
Faltan medidas preventivas para los riesgos identificados.
No incluye plazos ni responsables de ejecución.
Certificado del Servicio de Prevención Ajeno (SPA)
Ha caducado (la validez habitual es de 1 año).
No cubre las especialidades preventivas requeridas (Seguridad, Higiene, Ergonomía, Vigilancia de la Salud).
El CIF de la empresa no coincide.
No indica hasta cuándo se encuentra al corriente de pago. El certificado debe reflejar la fecha de vigencia o el período hasta el cual el pago está acreditado.
Documentación de trabajadores
Certificado de aptitud médica (apto médico)
Ha caducado (la validez habitual es de 1 año).
El nombre del trabajador no coincide con el registrado en la plataforma.
No indica el puesto de trabajo o la actividad evaluada.
Falta la firma del médico del trabajo.
El resultado no es "Apto" o "Apto con restricciones" (aparece "No apto" o "Pendiente").
Formación en PRL / Formación del puesto de trabajo
El certificado no cubre los riesgos específicos del puesto o la actividad del contrato.
Ha caducado (si el cliente exige renovación periódica).
El nombre del trabajador no coincide.
No indica el contenido formativo ni las horas de duración.
Falta la firma del formador o de la entidad acreditada.
Alta en la Seguridad Social (TA2 / Informe de Vida Laboral)
El documento no refleja que el trabajador está en alta en la empresa contratista.
La fecha del alta es posterior al inicio del contrato.
Se ha subido el documento de otra empresa o de un período anterior.
Entrega de EPIs (Equipos de Protección Individual)
Falta la firma del trabajador confirmando la recepción.
No se especifican los EPIs entregados.
La fecha de entrega es posterior al inicio de la actividad.
Autorización de trabajo / habilitación profesional
El carnet o autorización ha caducado.
No corresponde al tipo de trabajo que va a realizar (ej: carnet de carretillero para trabajos en altura).
El nombre o DNI del trabajador no coincide.
Documentación de vehículos
ITV (Inspección Técnica de Vehículos)
La ITV ha caducado.
La matrícula del vehículo no coincide con la registrada.
El resultado de la inspección no es favorable.
Seguro del vehículo
La póliza ha caducado.
La matrícula no coincide.
Falta el recibo de pago en vigor.
Ficha técnica / Permiso de circulación
El documento es ilegible o está incompleto.
La matrícula no coincide con la registrada.
Documentación de equipos de trabajo
Certificado CE / Declaración de conformidad
Falta la marca CE o la declaración de conformidad del fabricante.
El número de serie no coincide con el registrado.
El documento es ilegible.
Certificado de mantenimiento / revisión
La última revisión ha caducado.
No incluye el número de serie del equipo.
Falta la firma del técnico o la empresa de mantenimiento.
Seguro del equipo (si aplica)
La póliza ha caducado.
El equipo asegurado no coincide con el registrado.
ℹ️ Ten en cuenta: estos son los motivos de rechazo más frecuentes, pero cada cliente puede tener criterios adicionales. Consulta siempre los "Criterios de aceptación" del requisito concreto en Twind antes de volver a subir el documento.
Paso 1: consulta el motivo exacto del rechazo
Para saber exactamente por qué te han rechazado el documento:
En el menú lateral, haz clic en "Requisitos".
Localiza el requisito rechazado. Puedes usar los filtros para encontrarlo más rápido.
Haz clic en "Gestionar requisito" para abrir el detalle.
En el panel izquierdo, desplázate hasta la sección "Historial". Busca la entrada marcada como "Rechazado" y lee los comentarios del validador.
ℹ️ Ten en cuenta: antes de volver a subir el documento, revisa también la sección "Criterios de aceptación" en el panel izquierdo del mismo requisito. Ahí encontrarás las condiciones exactas que debe cumplir el documento para ser aprobado. Para más detalle, consulta ¿Cómo revisar los criterios de aceptación y las notas de rechazo?
Paso 2: corrige el documento
Con el motivo del rechazo y los criterios de aceptación claros, prepara la nueva versión del documento. Antes de volver a subirlo, comprueba lo siguiente:
¿Las fechas son correctas? Verifica que la fecha de emisión y la de validez cubren el período del contrato.
¿El documento se lee bien? Si es un escaneo, asegúrate de que el texto es legible y no está cortado.
¿Tiene todos los datos? Nombre del trabajador, NIF, firma, sello de la empresa o del organismo emisor.
¿Corresponde al requisito correcto? Lee el nombre del requisito y los criterios de aceptación para confirmar que el archivo es el adecuado.
¿El formato es válido? Los formatos más comunes aceptados son PDF, JPG, PNG. Consulta la lista completa en ¿Qué tipos de archivos puedo subir?
Paso 3: vuelve a subir el documento
Desde la misma pantalla de "Gestionar requisito", haz clic en el área de subida del panel derecho para seleccionar el nuevo archivo.
Selecciona la "Fecha de emisión" del nuevo documento.
Haz clic en "Guardar".
El documento pasará a estado "Pendiente de revisión" y el equipo de validación lo revisará de nuevo.
⚠️ Importante: mientras el requisito siga en estado rechazado y no subas una nueva versión, seguirá afectando al porcentaje de cumplimiento del contrato. Si el requisito es "Crítico", el trabajador no podrá acceder a las instalaciones hasta que se apruebe.
¿Me lo vuelven a rechazar? Qué hacer si no consigo que lo aprueben
Si después de corregirlo te lo vuelven a rechazar, revisa de nuevo los comentarios en el "Historial": puede que haya un detalle adicional que corregir. Si no entiendes el motivo o crees que el documento es correcto, contacta con nosotros y te ayudamos a resolverlo.
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