Cos'è un'autorizzazione temporanea
Un'autorizzazione temporanea è un registro di approvazione puntuale che consente di concedere (o limitare) l'accesso di una risorsa del tuo appaltatore durante un periodo specifico, indipendentemente dallo stato generale della sua documentazione.
Viene utilizzata principalmente in due scenari:
Concedere un accesso eccezionale a una risorsa il cui stato attuale sia Non consentita (per documentazione in sospeso, scaduta o rifiutata), quando un'urgenza o un'emergenza operativa lo richieda.
Limitare l'accesso di una risorsa che normalmente avrebbe il permesso — ad esempio per motivi operativi o disciplinari.
⚠️ Importante: l'autorizzazione temporanea è un'eccezione al normale flusso di conformità documentale. Non sostituisce l'obbligo dell'appaltatore di fornire la documentazione richiesta; abilita soltanto l'accesso per il periodo da te indicato.
Come creare un'autorizzazione temporanea
Segui questi passaggi:
Nel menu laterale sinistro, clicca su "Accesso".
All'interno della sezione Accesso vedrai diverse schede. Clicca su "Autorizzazioni temporanee".
Nell'angolo in alto a destra, clicca sul pulsante "+ Aggiungi autorizzazione".
Si aprirà il modulo "Aggiungi autorizzazione temporanea". Compila i seguenti campi:
Nome autorizzazione: un titolo descrittivo che ti aiuti a identificarla in seguito (es. "Accesso urgente Mario Rossi – riparazione impianto").
Appaltatore: seleziona l'azienda appaltatrice a cui appartiene la risorsa.
Tipo di risorsa: indica se si tratta di un lavoratore, veicolo, macchinario o attrezzatura.
Risorsa: seleziona la risorsa specifica che vuoi autorizzare.
Sede: la struttura a cui potrà accedere.
Valore autorizzazione: seleziona Consentita per concedere l'accesso o Non consentita per limitarlo.
Data di inizio e Data di fine: il periodo durante il quale l'autorizzazione sarà attiva.
Motivo: la ragione per cui stai generando questa autorizzazione temporanea.
Per salvare, clicca sul pulsante "Aggiungi" nell'angolo in basso a destra del modulo. L'autorizzazione verrà registrata nell'elenco con il tuo utente come Autorizzatore, visibile per eventuali audit successivi.
ℹ️ Tieni presente: l'opzione "Valore autorizzazione: Non consentita" è utile quando hai bisogno di bloccare temporaneamente una risorsa che, in base alla sua documentazione, avrebbe normalmente l'accesso — ad esempio in caso di problemi operativi o disciplinari.
Come consultare e gestire le autorizzazioni esistenti
Dalla stessa scheda "Accesso > Autorizzazioni temporanee" puoi consultare tutte le autorizzazioni create. L'elenco mostra il Nome autorizzazione, Risorsa, Appaltatore, Autorizzatore (chi l'ha creata), Sede, Valore autorizzazione, Data di inizio, Data di fine, Stato e Azioni.
Per filtrare l'elenco puoi usare i filtri superiori per Autorizzazione, Appaltatore, Tipo di risorsa, Risorsa o Valore autorizzazione. Con "Visualizza altri filtri" puoi restringere ulteriormente la ricerca.
Se hai bisogno di scaricare l'elenco completo, usa il pulsante "Esporta" nell'angolo in alto a destra.
Quando scade l'autorizzazione
L'autorizzazione viene disattivata automaticamente al raggiungimento della data di fine indicata. Da quel momento, la risorsa torna allo stato che le compete in base alla sua documentazione: se non soddisfa ancora i requisiti, risulterà nuovamente come Non consentita.
ℹ️ Tieni presente: dalla scheda "Controllo degli accessi" puoi attivare il filtro "Mostra solo gli accessi in scadenza entro 15 giorni" per anticipare le autorizzazioni temporanee prossime alla scadenza.
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