Assicurati che i tuoi lavoratori non perdano mai l'accesso a un cantiere
Un documento scaduto può significare che il tuo team non possa entrare nel centro di lavoro del cliente. Con gli avvisi di scadenza, anticipi il problema: rinnovi in tempo e garantisci che i tuoi lavoratori restino operativi in ogni cantiere senza interruzioni.
Cosa imparerai in questo articolo
Gli avvisi di scadenza ti permettono di sapere, con 15 giorni di anticipo, quali documenti stanno per scadere. Twind mostra avvisi visivi direttamente nella "Libreria" e nei "Requisiti", e inoltre ti invia notifiche via email per i documenti collegati ai requisiti. In questo modo, puoi rinnovarli prima che scadano ed evitare blocchi di accesso per i tuoi lavoratori.
ℹ️ Tieni presente: questa funzionalità è disponibile esclusivamente nel Piano IA. Se non disponi ancora di questo piano, contatta la tua azienda cliente o il nostro team per maggiori informazioni.
Come identificare un documento prossimo alla scadenza
Twind utilizza un sistema di colori per permetterti di identificare a colpo d'occhio lo stato di ogni documento:
Quando un documento è a 15 giorni o meno dalla sua data di scadenza, compare un banner arancione nella parte superiore della pagina.
Quando un documento è già scaduto, il banner diventa rosso.
Questi banner compaiono sia nella "Libreria" che nella sezione "Requisiti".
Come rinnovare un documento dalla Libreria
Se l'avviso compare nella tua "Libreria" di documenti, segui questi passaggi per rinnovarlo:
Accedi alla "Libreria" dal menu principale di Twind.
Individua il documento che mostra il banner arancione (prossimo alla scadenza) o rosso (già scaduto).
Clicca su "Revisiona".
Si aprirà un pannello laterale in cui potrai caricare la versione rinnovata del documento.
Seleziona il file aggiornato dal tuo computer e conferma il caricamento.
Una volta caricato, Twind elaborerà il nuovo documento e il banner scomparirà quando la validazione sarà completata.
Come rinnovare un documento dai Requisiti
Se l'avviso compare nella sezione "Requisiti", segui questi passaggi:
Accedi a "Requisiti" dal menu principale di Twind.
Individua il requisito che contiene il documento con il banner arancione o rosso.
Clicca su "Revisiona".
Verrai indirizzato direttamente ai documenti in attesa di rinnovo. Clicca su "Carica nuovo documento" e il file verrà aggiornato.
Conferma il caricamento cliccando su "Salva e continua". Twind elaborerà il nuovo documento e aggiornerà lo stato del requisito.
ℹ️ Tieni presente: per i documenti collegati ai requisiti, Twind ti invia anche notifiche via email quando la data di scadenza si avvicina. In questo modo, riceverai l'avviso anche se non sei all'interno della piattaforma.
Come funziona il rinnovo con effetto multiplo
Se lo stesso documento è collegato a diversi requisiti di clienti diversi, Twind ti aiuta ad aggiornarli da un unico punto:
Quando rinnovi un documento da un requisito, Twind rileva automaticamente se quello stesso documento è utilizzato in altri requisiti.
Il sistema ti mostra un elenco con i requisiti aggiuntivi in cui quel documento è utilizzato.
Seleziona in quali vuoi applicare anche il rinnovo.
Conferma e Twind aggiornerà il documento in tutti i requisiti selezionati.
⚠️ Importante: i documenti vengono rinnovati uno alla volta. Il rinnovo multiplo si applica solo quando lo stesso documento soddisfa lo stesso tipo di requisito in più requisiti. Se si tratta di documenti diversi, dovrai rinnovare ciascuno separatamente.
Cosa succede se non rinnovo un documento in tempo
Se un documento scade senza essere rinnovato:
Il banner passa da arancione a rosso, indicando che il documento è già scaduto.
Il requisito associato potrebbe risultare in stato di inadempienza, il che potrebbe bloccare l'accesso dei tuoi lavoratori al centro di lavoro del cliente.
Dovrai caricare il documento rinnovato il prima possibile seguendo gli stessi passaggi descritti nelle sezioni precedenti.
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