Garante que os teus trabalhadores nunca percam o acesso a uma obra
Um documento expirado pode significar que a tua equipa não consegue entrar no centro de trabalho do cliente. Com os alertas de vencimento, antecipas o problema: renovas a tempo e garantes que os teus trabalhadores continuam operacionais em cada obra sem interrupções.
O que vais aprender neste artigo
Os alertas de vencimento permitem-te saber, com 15 dias de antecedência, quais documentos estão prestes a expirar. O Twind mostra avisos visuais diretamente na "Biblioteca" e nos "Requisitos", e também te envia notificações por email para os documentos vinculados a requisitos. Assim, podes renová-los antes que expirem e evitar bloqueios de acesso para os teus trabalhadores.
ℹ️ Tem em conta: esta funcionalidade está disponível exclusivamente no Plano IA. Se ainda não tens este plano, contacta a tua empresa cliente ou a nossa equipa para mais informações.
Como identificar um documento prestes a vencer
O Twind utiliza um sistema de cores para que identifiques rapidamente o estado de cada documento:
Quando um documento está a 15 dias ou menos da sua data de expiração, aparece um banner cor de laranja na parte superior da página.
Quando um documento já expirou, o banner muda para vermelho.
Estes banners aparecem tanto na "Biblioteca" como na secção de "Requisitos".
Como renovar um documento a partir da Biblioteca
Se o aviso aparece na tua "Biblioteca" de documentos, segue estes passos para renová-lo:
Acede à "Biblioteca" a partir do menu principal do Twind.
Localiza o documento que mostra o banner laranja (prestes a vencer) ou vermelho (já expirado).
Clica em "Rever".
Vai abrir-se um painel lateral onde poderás carregar a versão renovada do documento.
Seleciona o ficheiro atualizado a partir do teu computador e confirma o carregamento.
Depois de carregado, o Twind processará o novo documento e o banner desaparecerá quando a validação estiver concluída.
Como renovar um documento a partir dos Requisitos
Se o aviso aparece na secção de "Requisitos", segue estes passos:
Acede a "Requisitos" a partir do menu principal do Twind.
Localiza o requisito que contém o documento com o banner laranja ou vermelho.
Clica em "Revisar".
Serás redirecionado diretamente para os documentos pendentes de renovação. Clica em "Carregar novo documento" e o ficheiro será atualizado.
Confirma o carregamento clicando em "Guardar e continuar". O Twind processará o novo documento e atualizará o estado do requisito.
ℹ️ Tem em conta: para os documentos vinculados a requisitos, o Twind também te envia notificações por email quando a data de expiração se aproxima. Assim, recebes o aviso mesmo que não estejas dentro da plataforma.
Como funciona a renovação com efeito múltiplo
Se um mesmo documento está vinculado a vários requisitos de diferentes clientes, o Twind ajuda-te a atualizá-los a partir de um único ponto:
Ao renovar um documento a partir de um requisito, o Twind deteta automaticamente se esse mesmo documento é utilizado noutros requisitos.
O sistema mostra-te uma lista com os requisitos adicionais onde esse documento é usado.
Seleciona em quais queres aplicar também a renovação.
Confirma e o Twind atualizará o documento em todos os requisitos selecionados.
⚠️ Importante: os documentos são renovados um a um. A renovação múltipla aplica-se apenas quando o mesmo documento satisfaz o mesmo tipo de requisito em vários requerimentos. Se se tratar de documentos distintos, deverás renovar cada um separadamente.
O que acontece se não renovar um documento a tempo
Se um documento expira sem ser renovado:
O banner muda de laranja para vermelho, indicando que o documento já expirou.
O requisito associado pode ficar em estado de incumprimento, o que poderá bloquear o acesso dos teus trabalhadores ao centro de trabalho do cliente.
Deverás carregar o documento renovado o mais rapidamente possível, seguindo os mesmos passos descritos nas secções anteriores.
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