¿Qué son las autorizaciones temporales?
Las autorizaciones temporales permiten sobrescribir de forma puntual el estado de acceso calculado de recursos de contratas, como trabajadores, vehículos o equipos, cuando necesitas actuar fuera de la evaluación estándar de cumplimiento.
Es el mecanismo específico de Twind para gestionar excepciones en el control de accesos. Resulta útil en situaciones urgentes o críticas, como intervenciones de emergencia o restricciones inmediatas.
Esta funcionalidad ya existía en CTAIMACAE y e-coordina.
Gestionar permisos de autorizaciones temporales
Se incorpora un nuevo rol a nivel cliente: “Gestor de autorizaciones temporales”. Este rol puede:
crear autorizaciones temporales
editar autorizaciones temporales
eliminar autorizaciones temporales
La asignación la realiza un “Administrador cliente”.
El resto de roles de cliente pueden visualizar las autorizaciones en modo solo lectura:
Administrador cliente
Responsable de contratos
Portería
Lector cliente
Dónde encontrar las autorizaciones temporales
En la plataforma, la funcionalidad está disponible en la pestaña “Autorizaciones temporales”, dentro del módulo de “Accesos”.
No requiere configuración ni activación adicional.
Crear una autorización temporal
En la pestaña “Autorizaciones temporales”, las personas con permisos pueden crear una nueva autorización.
Crear una autorización temporal
Para crear una autorización temporal en Twind, debes iniciar una nueva autorización y completar los campos con la información del recurso, la contrata, el periodo de validez y el motivo.
Iniciar una nueva autorización
Haz clic en “Añadir autorización” para empezar a crear una nueva autorización temporal.
Completar los datos de la autorización
Introduce un nombre descriptivo en el campo “Nombre de autorización”. En el ejemplo, se utiliza: “Mantenimiento - Urgencia Línea de Producción”
El campo “Autorizador” aparece preinformado con el usuario actual, aunque puedes editarlo si lo necesitas.
Después, en “Contratista”, busca y selecciona la empresa contratista correspondiente.
También debes indicar el “Tipo de recurso”. Puedes seleccionar:
Empleado
Vehículo
Equipo
Una vez definido el tipo, selecciona el recurso concreto. Puedes elegir uno, varios o todos los recursos de la contrata.
Indicar centro y valor de autorización
Selecciona el centro o los centros en los que debe aplicarse la autorización temporal.
Después, define el valor de autorización. Puedes indicar:
“Permitido”
“No permitido”
Definir el periodo de validez
Selecciona la fecha de inicio de la autorización temporal.
Añadir el motivo
En el campo “Introduzca el motivo...”, escribe la justificación de la autorización.
El motivo es obligatorio.
Guardar la autorización
Cuando hayas completado los campos, haz clic en “Guardar” para registrar la autorización temporal.
Editar una autorización temporal
Una vez creada, puedes hacer clic en “Ver detalles” para revisar toda la información de la autorización.
Si necesitas modificarla, selecciona “Editar”.
Las autorizaciones temporales pueden editarse en cualquier momento.
Cuando se edita una autorización: el autorizador recibe una notificación automática por email si se cambia el autorizador, se notifica tanto al autorizador anterior como al nuevo.
Eliminar una autorización temporal
Las autorizaciones temporales también pueden eliminarse en cualquier momento.
Cuando se elimina una autorización:
el cambio tiene efecto inmediato
se restaura el estado estándar de control de accesos
la autorización deja de aparecer por defecto en el listado
puede volver a consultarse mediante filtros
permanece disponible para auditoría
Además, el autorizador recibe una notificación por email con el detalle completo.
Consultar historial y auditoría
Puedes acceder a “Ver historial de cambios” para revisar las modificaciones realizadas sobre una autorización.
Cada autorización dispone de un historial completo en modo solo lectura. Desde ahí puedes consultar:
quién la creó o modificó
cuándo se realizaron los cambios
qué valores tenía en cada momento
Consultar el listado de autorizaciones
La pestaña “Autorizaciones temporales” muestra todas las autorizaciones registradas junto con su información principal. En el listado puedes ver:
nombre de la autorización
recurso afectado
contrata
autorizador
centro
valor de autorización
fechas de inicio y fin
estado
Estados de una autorización temporal
Las autorizaciones pueden mostrarse con estos estados:
Activa
Programada
Expirada
Eliminada
Filtrar autorizaciones temporales
El listado permite localizar autorizaciones concretas mediante filtros combinables y dinámicos. Puedes filtrar por:
nombre de la autorización
contrata
recurso
tipo de recurso
valor de autorización
centro
estado
autorizador
rango de fechas
Ver la autorización en el control de accesos
Cuando una autorización temporal está aplicando sobre un recurso, Twind muestra la etiqueta “Autorización temporal” junto al estado de acceso.
Esta información aparece:
en la plataforma web, tanto en vista cliente como contrata
en la app móvil
Además, los accesos generados durante el periodo de validez:
incluyen referencia a la autorización
son visibles en el detalle del acceso
aparecen en las exportaciones
Registrar el acceso y la salida de las autorizaciones temporales
Desde la configuración avanzada, también puedes acceder a “Control de acceso” para registrar la entrada y salida del recurso.
En este flujo puedes:
seleccionar el tipo de recurso
registrar la “Entrada”
registrar la “Salida”
indicar una hora concreta
añadir una “Nota”
guardar los cambios finales
Qué puedes revisar en este proceso
Durante la gestión de una autorización temporal puedes consultar o modificar información como:
nombre de la autorización
autorizador
contratista asociado
tipo de recurso
recurso seleccionado
centro
valor de autorización
fecha de inicio
fecha de fin
motivo
estado
horas de acceso
nota adicional
Qué ocurre después
Una vez guardada, la autorización temporal queda registrada en Twind y puede aplicarse durante el periodo definido. Después, puedes consultarla, editarla, eliminarla o revisar su historial cuando lo necesites. Así gestionas excepciones de acceso con más control y mantienes la trazabilidad del proceso.
¿Necesitas ayuda?
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