🔌 La Biblioteca di documenti è un Add-on di Twind — una funzionalità aggiuntiva che si acquista separatamente. Se non è ancora attiva e ti interessa, contatta il tuo Customer Success Manager.
Centralizza la documentazione dei tuoi lavoratori interni. Un unico posto, sempre aggiornato, accessibile a tutto il tuo team.
A chi è rivolta questa funzionalità?
La Biblioteca di documenti di Twind copre due situazioni diverse se sei un'azienda titolare. Identifica qual è la tua:
📁 Subappalti soltanto — non hai clienti in Twind. Il tuo problema è di gestione interna: la documentazione dei tuoi dipendenti, veicoli e attrezzature è dispersa in cartelle locali, e-mail o drive. Non esiste un unico posto dove vedere quali documenti sono validi, quali sono scaduti e quali mancano. Quando un revisore o il tuo stesso team deve trovare la patente di un veicolo o il certificato medico di un dipendente, cerca manualmente. Il rischio non è perdere un cliente — è perdere il controllo delle proprie risorse.
🔄 Subappalti e sei anche appaltatore per i tuoi clienti in Twind. Hai lo stesso problema di gestione interna più uno aggiuntivo: la stessa documentazione deve essere disponibile, organizzata e aggiornata per più contesti di coordinamento con i tuoi clienti. Ogni volta che un cliente ti chiede un requisito che hai già soddisfatto per un altro, cerchi di nuovo il file, lo carichi di nuovo e aspetti di nuovo la validazione. Il costo si moltiplica con ogni nuovo cliente.
Perché cambierà il tuo lavoro quotidiano?
Questi vantaggi si applicano a tutti i clienti con la Biblioteca di documenti attiva:
Unica fonte di verità — addio al caos delle versioni. Niente più file con nomi come "DIPENDENTE1_CF_v2_definitivo.pdf" allegati alle e-mail. Tutta la tua organizzazione — HSE, HR, amministrazione — lavora contemporaneamente sullo stesso documento nella Biblioteca di documenti. Senza versioni parallele, senza dati frammentati, senza duplicati.
Tutto il team può caricare, aggiornare e consultare in tempo reale. Qualsiasi membro della tua organizzazione con un account Twind e le autorizzazioni assegnate può contribuire e aggiornare documenti all'istante. Le modifiche sono visibili al resto del team nel momento stesso in cui avvengono — senza attendere sincronizzazioni o invii ripetuti.
Accesso da qualsiasi dispositivo, senza infrastrutture complesse. Dimentica di configurare VPN o mappare cartelle di rete condivise. Tutta la documentazione è disponibile immediatamente da qualsiasi computer, tablet o smartphone. Se hai una connessione internet, hai accesso.
Ambiente sicuro secondo ISO 27001 e lo Schema Nazionale di Sicurezza. La documentazione chiave dei tuoi lavoratori interni è sempre disponibile, nell'ultima versione e protetta nell'infrastruttura di Twind. Nessun rischio di perdita per guasti a dispositivi locali o alla rete aziendale.
Il documento di ogni risorsa, a un clic dalla sua scheda. Dalla pagina di dettaglio di qualsiasi dipendente, veicolo o attrezzatura puoi accedere direttamente ai relativi documenti senza passare dall'Hub. Meno clic, meno tempo a cercare.
🔄 Se sei anche appaltatore per i tuoi clienti in Twind, la Biblioteca di documenti elimina anche la duplicazione tra clienti: carica i tuoi documenti una volta, usali con tutti i tuoi clienti senza ricaricarli. La documentazione già organizzata nella Biblioteca di documenti è pronta per essere condivisa in qualsiasi contratto, quando ne hai bisogno — senza ricerche, senza duplicati, senza caricamenti manuali ripetitivi.
E quando sarà disponibile il Single Submission (prossimamente), potrai inviare un documento a tutti i requisiti corrispondenti di tutti i tuoi clienti in un solo passaggio. La Biblioteca di documenti che costruisci oggi ti prepara per quel flusso.
Cosa puoi fare con la Biblioteca di documenti?
Caricare fino a 20 file contemporaneamente con drag & drop (PDF, Word, Excel, immagini, ZIP…). Puoi raggruppare più file in un unico documento prima di continuare.
Organizzare ogni documento con metadati: nome, tipo di soggetto (azienda, dipendente, veicolo, attrezzatura), nome del soggetto, tipo di documento, data di emissione e data di scadenza.
Filtrare e trovare qualsiasi documento per tipo di soggetto, nome del soggetto, tipo di documento e nome del documento — con filtri a cascata intelligenti.
Visualizzare i documenti in un visualizzatore a schermo intero con anteprima, zoom, rotazione e download diretto.
Modificare i metadati o aggiungere e rimuovere file da un documento esistente.
Accedere direttamente ai documenti di ogni risorsa dalla sua scheda di dettaglio e dal menu azioni dell'elenco di dipendenti, veicoli e attrezzature.
Approvare automaticamente i requisiti interni (contratto di Gestione Interna): le evidenze vengono approvate all'istante, senza passare per "In attesa di revisione". Configurabile dal tuo amministratore da Global Admin.
Come accedervi
Troverai la Biblioteca di documenti nel menu laterale di Twind, appena sotto Risorse. Se non compare, la funzionalità non è ancora attiva sul tuo account — contatta il tuo Customer Success Manager.
Domande frequenti
I miei clienti vedranno i miei documenti interni?
No. I documenti che carichi nella Biblioteca di documenti sono privati per la tua organizzazione per impostazione predefinita. Raggiungono un cliente solo quando li selezioni esplicitamente per un requisito. Puoi lavorare con totale tranquillità.
Cosa succede ai miei documenti se disattivo o elimino una risorsa?
Le risorse vengono archiviate, non eliminate. La documentazione storica viene conservata e rimane visibile nell'Hub filtrato per quel soggetto. Non perderai lo storico documentale accumulato.
Cosa succede se elimino un documento dalla Biblioteca di documenti?
I requisiti in cui lo avevi già presentato non vengono influenzati. Lo storico di conformità rimane intatto.
Hai bisogno di aiuto?
Se hai qualsiasi dubbio, siamo qui per aiutarti:
🟩 WhatsApp: +34 664 281 487
❓ Chat in Twind: fai clic sull'icona del punto interrogativo nell'angolo inferiore destro dello schermo. Si aprirà una finestra e potrai chattare direttamente con noi.