Utiliza a Biblioteca de documentos no Twind
A Biblioteca de documentos permite-te guardar documentação a partir de um único local e reutilizá-la quando necessitares de a apresentar em diferentes requisitos.
Se trabalhas com vários clientes ou contratos, já não precisas de repetir o mesmo processo sempre que necessites enviar documentação. Guarda um documento uma vez e reutiliza-o quando precisares.
ℹ️ Tem em conta: a Biblioteca de documentos está disponível para utilizadores com Plano Profissional ou Plano IA.
Adiciona documentos à tua biblioteca
Para guardar documentos pela primeira vez:
Acede a "Biblioteca".
Clica em "Carregar ficheiros".
Neste passo poderás:
Carregar até 20 documentos de uma vez
Manter os ficheiros separados
Agrupar vários ficheiros num único documento
Clica em "Seguinte" quando tiveres terminado.
Preenche a informação necessária para cada documento.
Campos disponíveis:
Nome do documento*
Tipo de sujeito*
Nome do sujeito*
Tipo de documento
Data de emissão*
Data de validade
Na coluna de ações poderás ver ou eliminar qualquer ficheiro.
(*) Campos obrigatórios
ℹ️ Se tens o Plano IA: estes campos serão preenchidos automaticamente graças ao autopreenchimento com IA. A IA lê o documento e recomenda o tipo de documento, a data de validade e o recurso ou empresa associados. Só precisas de rever e confirmar ou editar.
Clica em "Guardar". Uma vez guardado, o documento ficará disponível na tua biblioteca.
⚠️ Importante: revê os documentos antes de os guardar para confirmar que a informação está correta.
Agrupa vários ficheiros num único documento
Se vários ficheiros pertencem ao mesmo tipo de sujeito ou documento, podes agrupá-los antes de os guardar.
Seleciona os ficheiros que queres agrupar. Se te esqueceste de adicionar um ficheiro ao grupo, podes adicioná-lo mais tarde clicando no botão "+".
Clica em "Agrupar ficheiros selecionados".
Clica em "Seguinte".
Preenche os dados do documento.
Clica em "Guardar".
Envie os seus requisitos a partir da Biblioteca de documentos
Serão apresentados os clientes que solicitaram o mesmo requisito. Com um simples passo, pode agora enviar este documento para todos os requisitos encontrados ao mesmo tempo.
Na coluna "Ações", clique em "Selecionar".
Selecione a opção "Submeter documento".
O sistema irá procurar automaticamente requisitos compatíveis e mostrar os clientes encontrados juntamente com o estado de cada requisito.
Selecione os requisitos para os quais pretende enviar o documento.
Clique em "Enviar" para concluir o processo.
Depois de enviado, aparecerá uma mensagem de confirmação no canto superior direito.
⚠️ Importante: alguns requisitos podem não aparecer aqui se não tiverem sido criados no formato padrão.
Se tens o Plano IA: carregamento de documentos em lote
Com o Plano IA podes ir um passo mais além. Em vez de enviares documentos um a um, podes selecionar a pasta completa de um recurso ou empresa a partir da Biblioteca de documentos. O sistema analisa todos os requisitos abertos nos contratos ativos, identifica as correspondências entre documentos e requisitos, e tu confirmas tudo numa única ação.
Isto é especialmente útil se geres um volume elevado de documentação e precisas de a enviar para múltiplos contratos em simultâneo.
Reutiliza um documento existente num requisito
Quando precisares de enviar documentação:
Acede a "Requisitos".
Clica em "Pendente de envio".
Clica em "Gerenciar".
Seleciona "Selecionar documento existente".
Clica em "Selecionar este documento".
Clica em "Salvar".
ℹ️ Tenha em conta: o Twind identificará automaticamente os documentos da Biblioteca e os ficheiros relacionados que sejam compatíveis para te ajudar a reutilizá-los sem teres de os carregar novamente.
Encontra e organiza documentos mais rápido
A Biblioteca de documentos inclui filtros para localizar documentação facilmente.
Podes filtrar por:
Tipo de sujeito
Nome do sujeito
Tipo de documento
Nome do documento
Precisas de ajuda?
Se tens alguma dúvida, estamos aqui para te ajudar:
🟩 WhatsApp: +34 664 281 487
❓ Chat no Twind: clica no ícone de ponto de interrogação no canto inferior direito do teu ecrã. Irá abrir-se uma janela onde poderás conversar connosco.