🔌 A Biblioteca de documentos é um Add-on do Twind — uma funcionalidade adicional contratada em separado. Se ainda não a tens ativada e te interessa, contacta o teu Customer Success Manager.
Centraliza a documentação dos teus trabalhadores internos. Um único lugar, sempre atualizado, acessível a toda a tua equipa.
Para quem é esta funcionalidade?
A Biblioteca de documentos do Twind cobre duas situações distintas se és empresa titular. Identifica qual é a tua:
📁 Apenas subcontratas — não tens clientes no Twind. O teu problema é de gestão interna: a documentação dos teus colaboradores, veículos e equipamentos está dispersa em pastas locais, e-mails ou drives. Não existe um único lugar para ver quais documentos estão vigentes, quais expiraram e quais estão em falta. Quando um auditor ou a tua própria equipa precisa de localizar a carta de condução de um veículo ou o certificado médico de um colaborador, procura manualmente. O risco não é perder um cliente — é perder o controlo dos teus próprios recursos.
🔄 Subcontratas e também és contratante dos teus próprios clientes no Twind. Tens o mesmo problema de gestão interna mais um adicional: a mesma documentação tem de estar disponível, organizada e atualizada para múltiplos contextos de coordenação com os teus próprios clientes. Cada vez que um cliente te pede um requisito que já cumpriste para outro, voltas a procurar o ficheiro, voltas a carregá-lo e voltas a aguardar validação. O custo multiplica-se a cada novo cliente.
Porque vai mudar o teu dia a dia?
Estes benefícios aplicam-se a todos os clientes com a Biblioteca de documentos ativada:
Única fonte de verdade — adeus ao caos de versões. Acabaram os ficheiros com nomes como "COLABORADOR1_BI_v2_final.pdf" em anexos de e-mail. Toda a tua organização — SST, RH, administração — trabalha em simultâneo sobre o mesmo documento na Biblioteca de documentos. Sem versões paralelas, sem dados fragmentados, sem duplicados.
Toda a equipa pode carregar, atualizar e consultar em tempo real. Qualquer membro da tua organização com conta no Twind e permissões atribuídas pode contribuir e atualizar documentos de imediato. As alterações ficam visíveis para o resto da equipa no momento em que ocorrem — sem aguardar sincronizações nem reenvios.
Acesso a partir de qualquer dispositivo, sem infraestrutura complexa. Esquece configurar VPNs ou mapear pastas de rede partilhadas. Toda a documentação está disponível de imediato a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone. Se tens ligação à internet, tens acesso.
Ambiente seguro ao abrigo da ISO 27001 e do Esquema Nacional de Segurança. A documentação-chave dos teus trabalhadores internos está sempre disponível, na sua versão mais recente e protegida na infraestrutura do Twind. Sem risco de perda por falhas em equipamentos locais ou na rede corporativa.
O documento de cada recurso, a um clique a partir da sua ficha. A partir da página de detalhe de qualquer colaborador, veículo ou equipamento, podes aceder diretamente aos seus documentos sem passar pelo Hub. Menos cliques, menos tempo a procurar.
🔄 Se também és contratante dos teus próprios clientes no Twind, a Biblioteca de documentos elimina também a duplicação entre clientes: carrega os teus documentos uma vez, utiliza-os em todos os teus clientes sem voltar a carregá-los. A documentação que já tens organizada na Biblioteca de documentos está pronta para partilhar em qualquer contrato, quando precisares — sem pesquisas, sem duplicados, sem carregamentos manuais repetitivos.
E quando estiver disponível o Single Submission (brevemente), poderás enviar um documento para todos os requisitos correspondentes em todos os teus clientes num único passo. A Biblioteca de documentos que constróis hoje prepara-te para esse fluxo.
O que podes fazer com a Biblioteca de documentos?
Carregar até 20 ficheiros de uma vez com drag & drop (PDF, Word, Excel, imagens, ZIP…). Podes agrupar vários ficheiros num único documento antes de continuar.
Organizar cada documento com metadados: nome, tipo de sujeito (empresa, colaborador, veículo, equipamento), nome do sujeito, tipo de documento, data de emissão e data de expiração.
Filtrar e encontrar qualquer documento por tipo de sujeito, nome do sujeito, tipo de documento e nome do documento — com filtros em cascata inteligentes.
Visualizar documentos em ecrã completo com pré-visualização, zoom, rotação e download direto.
Editar metadados ou adicionar e eliminar ficheiros de um documento existente.
Aceder diretamente aos documentos de cada recurso a partir da sua ficha de detalhe e do menu de ações da lista de colaboradores, veículos e equipamentos.
Aprovar automaticamente requisitos internos (contrato de Gestão Interna): as evidências são aprovadas de imediato, sem passar por "Pendente de revisão". Configurável pelo teu administrador a partir do Global Admin.
Como aceder
Encontrarás a Biblioteca de documentos no menu lateral do Twind, logo abaixo de Recursos. Se não aparecer, a funcionalidade ainda não está ativada na tua conta — contacta o teu Customer Success Manager.
Perguntas frequentes
Os meus clientes vão ver os meus documentos internos?
Não. Os documentos que carregas para a Biblioteca de documentos são privados para a tua organização por defeito. Só chegam a um cliente quando os seleccionas explicitamente para um requisito. Podes trabalhar com total tranquilidade.
O que acontece aos meus documentos se desativar ou eliminar um recurso?
Os recursos são arquivados, não eliminados. A documentação histórica é preservada e continua visível no Hub filtrado por esse sujeito. Não perderás o historial documental acumulado.
O que acontece se eliminar um documento da Biblioteca de documentos?
Os requisitos onde já o tinhas apresentado não são afetados. O historial de cumprimento fica intacto.
Precisa de ajuda?
Se tiver alguma dúvida, estamos aqui para ajudá-lo:
🟩 WhatsApp: 664 281 487
❓ Chat no Twind: aceda clicando no ícone de interrogação no canto inferior direito do seu ecrã. Uma janela será aberta e poderá conversar connosco.