Porque diferenciar os documentos por tipo de contratada?
A documentação que deves exigir a uma empresa contratada depende diretamente dos riscos associados à atividade que vai realizar no teu local de trabalho. Uma empresa de limpeza (risco químico, quedas) não é o mesmo que uma empresa de manutenção elétrica (risco elétrico grave) ou uma empresa de construção (trabalhos em altura, maquinaria pesada).
Configurar requisitos diferenciados por tipo de contratada permite-te:
Pedir apenas a documentação que realmente se aplica a cada atividade, sem sobrecarregar as contratadas com requisitos desnecessários.
Garantir que nenhum documento crítico para atividades de alto risco é esquecido.
Cumprir com o dever de vigilância do artigo 10 do RD 171/2004 de forma proporcional e adequada.
Documentação base: comum a todas as contratadas
Independentemente da atividade, há um conjunto mínimo de documentos que convém exigir a qualquer empresa contratada que aceda ao teu centro:
A nível de empresa (Sujeito = Contratista):
Avaliação de riscos e plano de atividade preventiva (para os trabalhos contratados).
Certificado de organização preventiva (SPA ou SPP).
Seguro de responsabilidade civil.
Certificado de situação regular perante a Segurança Social.
A nível de trabalhador (Sujeito = Colaborador):
Certificado de aptidão médica (vigilância da saúde).
Certificado de formação preventiva geral (nível básico mínimo de PRP).
Acreditação de informação de riscos do posto.
Entrega de EPIs.
Documentação adicional por tipo de atividade
Para além da documentação base, cada tipo de atividade pode requerer documentos específicos. Aqui estão os exemplos mais habituais:
Empresa de limpeza
Riscos principais: contacto com produtos químicos, quedas por pavimento molhado, movimentos repetitivos.
Fichas de dados de segurança (FDS) dos produtos químicos utilizados.
Formação específica em manuseamento de produtos químicos.
Protocolo de atuação em caso de mistura acidental de produtos.
Empresa de manutenção geral
Riscos principais: trabalhos em altura pontuais, uso de ferramentas, contactos elétricos.
Formação específica em trabalhos em altura (se aplicável).
Formação em risco elétrico (se intervém em instalações elétricas).
Autorização de uso de maquinaria ou ferramentas específicas.
Seguro da maquinaria (se utiliza equipamentos próprios).
Empresa de manutenção elétrica
Riscos principais: risco elétrico grave, trabalhos em tensão ou na proximidade de tensão.
Certificado de formação em risco elétrico (RD 614/2001).
Autorização de trabalhos elétricos emitida pela própria empresa (trabalhador autorizado/qualificado).
Procedimento de consignação/descargo (5 regras de ouro).
Certificado de calibração de equipamentos de medição (se aplicável).
Empresa de logística/transporte
Riscos principais: atropelamento, movimentação manual de cargas, uso de porta-paletes ou empilhadores.
Certificado de formação em condução de empilhadores (se aplicável).
Autorização de condução interna.
Seguro do veículo / inspeção técnica válida.
Ficha técnica do veículo.
Certificado CE da maquinaria.
Empresa de construção / obras menores
Riscos principais: quedas em altura, entalamentos, uso de maquinaria pesada, risco elétrico.
Plano de segurança e saúde (PSS) aprovado pelo coordenador.
Comunicação de abertura do local de trabalho.
Certificado REA (Registo de Empresas Acreditadas).
Tarjeta Profesional de la Construcción (TPC) de cada trabalhador.
Formação específica por posto de trabalho (mínimo 20 horas).
Certificado CE e seguro de toda a maquinaria de obra.
Livro de subcontratação (se aplicável).
Empresa de segurança/vigilância
Riscos principais: violência externa, bipedestação prolongada, trabalho noturno.
Habilitação do Ministério do Interior (cartão TIP).
Formação específica em segurança privada.
Aptidão médica com protocolo específico de segurança privada.
Empresa de instalação de sistemas (climatização, proteção contra incêndio, telecomunicações)
Riscos principais: trabalhos em altura, risco elétrico, espaços confinados.
Certificado de empresa instaladora autorizada (REITE, RIPCI, etc.).
Formação em trabalhos em altura e uso de EPIs anticaída.
Formação em espaços confinados (se aplicável).
Certificados de calibração de equipamentos de medição.
⚠️ Importante: estes exemplos são indicativos. A documentação exata que deves exigir depende dos riscos reais do teu local de trabalho e das tarefas concretas que cada contratada vai realizar. Consulta o teu serviço de prevenção para definir os requisitos adequados.
Como configurar estes requisitos no Twind
Uma vez que tens claro que documentos precisas por cada tipo de contratada, o passo seguinte é transferi-los para o Twind através das regras de solicitação de requisitos. Estas regras permitem que o Twind solicite automaticamente a documentação correta a cada contratada em função das condições que defines.
Passo 1: Acede à configuração de requisitos
Vai a "Configuração" no menu lateral esquerdo e clica em "Requisitos".
Abrirá a página "Configuração de requisitos" com a lista de todos os requisitos que já tens registados.
Passo 2: Cria um novo requisito
Clica no botão "+ Adicionar requisito" no canto superior direito.
Passo 3: Preenche os detalhes do requisito
Abrirá o formulário "Adicionar requisito". Preenche os campos da secção "Detalhes":
Nome*: o nome do documento tal como as contratadas o verão (por exemplo: "Avaliação de riscos", "Certificado de aptidão médica", "Formação em risco elétrico").
Sujeito*: a quem se aplica este requisito. Seleciona "Contratista" para documentos de empresa, "Colaborador" para documentos de trabalhador, ou o sujeito que corresponda (veículo, maquinaria, etc.).
Instância de solicitação múltipla*: permite que o mesmo requisito seja pedido mais de uma vez se necessário. Deixa em "Nenhuma" a não ser que precises de solicitar o mesmo documento em várias instâncias.
Aplicado a*: define a quem será pedido este requisito. Por defeito está em "Todas as contratadas", mas podes restringi-lo combinando-o com regras de solicitação.
Descrição (opcional): texto explicativo para que a contratada entenda que documento deve carregar.
Relação de requisitos (opcional): permite criar uma ligação entre dois requisitos existentes para otimizar o processo de revisão.
Passo 4: Define o tipo de evidência e a criticidade
Abaixo dos detalhes, configura como o requisito será cumprido:
Tipo de evidência: escolhe como a contratada deve fornecer o documento:
Carregamento: a contratada carrega um ficheiro (PDF, imagem, etc.). Podes marcar "Com modelo" se quiseres fornecer um modelo para descarregar, preencher e voltar a carregar.
Acordo: a contratada apenas precisa de ler e aceitar um texto. Útil para instruções preventivas, normas de acesso ou políticas que apenas requerem confirmação de leitura.
Criticidade: marca ou desmarca a caixa "Este requisito não é crítico para o controlo de acesso". Se o requisito é crítico (deixa a caixa desmarcada), o incumprimento impedirá o acesso do trabalhador ao centro. Se não é crítico (marca a caixa), o trabalhador pode aceder mesmo que este documento esteja pendente.
ℹ️ Tem em conta: a criticidade é fundamental para o controlo de acesso. Um requisito como a aptidão médica ou a formação obrigatória deve ser sempre crítico. Documentos complementares ou informativos podem ser marcados como não críticos.
Passo 5: Adiciona regras de solicitação
Desloca-te para baixo e clica em "Adicionar regra(s)". Aqui defines quando este documento será solicitado. Podes usar até 6 tipos de condições:
Centro: o local de trabalho ou site onde vai ser realizada a atividade.
Atividade: o tipo de atividade da contratada (limpeza, manutenção, obras, etc.).
Cargo: o cargo do trabalhador (operário, técnico, encarregado, etc.).
Fornecedor: a empresa contratada concreta.
Contrato: o contrato específico.
Tipo de veículo: para requisitos de maquinaria.
Passo 6: Combina condições para afinar
Podes combinar até 4 condições numa só regra clicando em "Combinar com outra condição". Isto permite-te criar regras muito precisas. Por exemplo:
Atividade = "Manutenção elétrica" → solicitar "Certificado de formação em risco elétrico".
Atividade = "Obras" + Centro = "Instalação Lisboa" → solicitar "Plano de segurança e saúde".
Atividade = "Logística" + Cargo = "Condutor de empilhador" → solicitar "Certificado de formação em empilhadores".
Centro = "Armazém Porto" + Atividade = "Limpeza" + Cargo = "Operário" → solicitar "FDS de produtos químicos".
Passo 7: Guarda o requisito
Uma vez preenchidos todos os campos e regras, clica no botão "Adicionar" no canto inferior direito para guardar o novo requisito. A partir desse momento, o Twind solicitará automaticamente esse documento a qualquer contratada que cumpra as condições definidas.
ℹ️ Tem em conta: quando uma regra mais geral já cobre um cenário, a mais específica não se executará. O Twind inclui uma ferramenta que deteta regras redundantes para te ajudar a identificar estas situações. Revê os avisos que a plataforma mostra ao guardar.
Exemplo completo: configuração para três tipos de contratada
Aqui está um exemplo com três tipos de contratada habituais num local de trabalho típico:
Contratada de limpeza
Regra: Atividade = "Limpeza"
Requisitos de empresa (Sujeito = Contratista): avaliação de riscos, certificado SPA, seguro RC, certificado Segurança Social, fichas de dados de segurança (FDS).
Requisitos de trabalhador (Sujeito = Colaborador): aptidão médica, formação básica de PRP, formação em produtos químicos, informação de riscos, entrega de EPIs.
Contratada de manutenção elétrica
Regra: Atividade = "Manutenção elétrica"
Requisitos de empresa (Sujeito = Contratista): avaliação de riscos, certificado SPA, seguro RC, certificado Segurança Social, procedimento de consignação elétrica.
Requisitos de trabalhador (Sujeito = Colaborador): aptidão médica, formação básica de PRP, formação em risco elétrico (RD 614/2001), autorização de trabalhos elétricos, informação de riscos, entrega de EPIs.
Contratada de construção
Regra: Atividade = "Obras / Construção"
Requisitos de empresa (Sujeito = Contratista): avaliação de riscos, certificado SPA, seguro RC, certificado Segurança Social, plano de segurança e saúde (PSS), comunicação de abertura, certificado REA, livro de subcontratação.
Requisitos de trabalhador (Sujeito = Colaborador): aptidão médica, formação específica de PRP (TPC), formação em trabalhos em altura, informação de riscos, entrega de EPIs.
Conselhos para uma boa configuração
Começa pelos documentos base: configura primeiro os requisitos comuns a todas as contratadas sem nenhuma condição de regra (serão pedidos a todos). Depois adiciona os específicos com regras por atividade.
Usa "Acordo" para instruções e normas: os documentos que apenas precisam de confirmação de leitura configuram-se melhor como tipo de evidência "Acordo". Os que requerem um certificado ou documento real, como "Carregamento".
Marca como críticos os documentos essenciais: a aptidão médica, a formação obrigatória e a avaliação de riscos devem ser sempre críticos para o controlo de acesso. Documentos complementares podem ser não críticos.
Consulta o teu serviço de prevenção: os técnicos do SPA podem confirmar que documentação é exigível para cada tipo de atividade segundo os riscos do teu centro.
Não dupliques requisitos: se um documento já é pedido com uma regra geral, não o adiciones de novo com uma regra mais específica. O Twind avisará das redundâncias.
Revê periodicamente: se incorporares novas atividades ou contratadas, verifica que as regras continuam a ser adequadas.
Usa as atividades como eixo principal: configurar as regras por tipo de atividade (limpeza, manutenção, obras, logística…) costuma ser a abordagem mais prática e escalável. Assim, quando incorporares uma nova contratada de limpeza, automaticamente ser-lhe-ão pedidos os documentos corretos.
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