Quando o seu cliente titular lhe atribui requisitos documentais no Twind, verá uma lista de documentos que a sua empresa deve apresentar. Estes podem ser ao nível de empresa (avaliação de riscos, certificado do serviço de prevenção, seguro de RC…), de trabalhador (formação, aptidão médica, entrega de EPI…) ou de maquinaria (certificado CE, IPO, seguro…).

Até que cada documento seja enviado e validado, o requisito aparecerá como pendente. De seguida explicamos como completar o processo.

O Twind aceita os formatos mais habituais: PDF, JPG, JPEG, PNG, DOC, DOCX, XLS e XLSX. Se o seu ficheiro não carrega, verifique que o formato e o tamanho estão corretos.

Depois de guardado, o documento fica registado no Twind e entra no processo de validação. Existem três formas de validação:

1. Validação automática

Para determinados documentos oficiais (RNT, certificado de situação contributiva da Segurança Social, certificado das Finanças), o Twind pode lê-los e validá-los automaticamente de forma instantânea, desde que o documento seja o original descarregado da fonte oficial e cumpra todas as condições.

2. Revisão manual pelo seu cliente titular

O seu cliente titular (ou um validador por ele designado) revê o documento manualmente e decide se o aprova, rejeita ou solicita correções. Esta é a forma mais habitual de validação para a maioria dos documentos.

3. Revisão manual pela equipa do Twind

Em alguns casos, a equipa de validação do Twind pode encarregar-se da revisão dos documentos em nome do seu cliente titular. Isto acontece quando o seu cliente tem contratado o serviço de validação documental do Twind. O processo é o mesmo: um validador revê o documento e aprova, rejeita ou solicita correções.

Se o seu documento for rejeitado (por qualquer uma das vias de revisão), receberá uma notificação com o motivo. Poderá voltar ao requisito, enviar um ficheiro corrigido e repetir o processo.

Muitos documentos têm uma data de validade (aptidão médica, seguro de RC, certificado da Segurança Social…). Quando um documento expira, o Twind marca-o automaticamente como vencido e o requisito volta a aparecer como pendente.

Para evitar interrupções, recomendamos enviar o documento renovado antes de o anterior expirar. O Twind enviará avisos de expiração próxima se o seu cliente titular tiver as notificações configuradas.

«Enviei o ficheiro errado» — Volte ao requisito e substitua o ficheiro. Enquanto não tiver sido validado, pode substituí-lo.

«Não me deixa guardar sem data de emissão» — A data de emissão é obrigatória. Coloque a data em que o documento original foi emitido, não a data de hoje.

«O meu ficheiro não carrega» — Verifique que o formato é compatível (PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX, XLS, XLSX). Se utilizar formatos como HEIC (fotos de iPhone) ou TIFF, converta-os para PDF ou JPG antes.

«O documento foi rejeitado» — Consulte o motivo de rejeição indicado pelo Twind. Os motivos mais habituais são: documento ilegível ou cortado, data de emissão incorreta, documento que não corresponde ao requisito solicitado, e nome da empresa ou do trabalhador que não coincide.

«Já enviei tudo mas o cumprimento não chega aos 100%» — Pode ser que algum documento tenha expirado desde que o enviou, tenha sido rejeitado, ou que o seu cliente tenha adicionado requisitos novos. Reveja o estado de cada requisito dentro do contrato.

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