1. Quem valida os documentos no Twind?
No Twind, a validação pode ser feita por:
A equipa do Twind, quando o cliente titular contratou o serviço de validação documental. Os nossos técnicos reveem os documentos com base nos critérios configurados e aprovam ou rejeitam diretamente.
O próprio cliente titular, quando prefere realizar a revisão com a sua equipa interna.
ℹ️ Tenha em conta: O modelo de validação é definido durante a fase de implementação de cada cliente titular. Se não souber qual se aplica ao seu contrato, consulte o seu gestor de contrato.
2. Os seis estados da documentação no Twind
Todos os documentos solicitados num contrato encontram-se num destes seis estados. O estado indica em que ponto do ciclo de revisão se encontra cada documento e quem tem a próxima ação pendente.
Pendente de envio
O requisito existe no contrato, mas o contratante ainda não enviou nenhum documento. É o estado inicial de qualquer requisito recém-ativado.
Próxima ação: o contratante.
O que fazer: enviar o documento a partir de "Requisitos > Pendente de envio > Gerir requisito".
Pendente de revisão
O contratante enviou um documento e está à espera de revisão. O ficheiro já está na plataforma, mas ainda não foi validado.
Próxima ação: o validador. Dependendo do modelo contratado pelo cliente titular, pode ser a equipa do Twind ou o próprio cliente.
O que fazer: o validador deve rever o documento a partir de "Requisitos > Pendente de revisão" e aprová-lo ou rejeitá-lo.
Aprovado
O documento foi validado e está em vigor. O requisito está coberto e conta para o cumprimento documental do contrato.
Próxima ação: nenhuma de imediato.
O que vigiar: a data de validade, se o documento tiver uma associada.
Rejeitado
O documento foi revisto pelo validador (Twind ou o cliente titular, conforme aplicável) e não cumpre um ou mais critérios de aceitação. É obrigatório deixar uma justificação para que o contratante saiba o que corrigir.
Próxima ação: o contratante.
O que fazer: ler a justificação da rejeição, corrigir o documento e enviá-lo novamente a partir do mesmo requisito.
Vencido
O documento foi aprovado anteriormente, mas o seu período de validade terminou. O contratante deve enviar uma versão atualizada correspondente ao período atual.
Próxima ação: o contratante.
O que fazer: atualizar o documento a partir de "Requisitos > Pendente de envio" (o sistema volta a mostrá-lo como pendente).
Período de tolerância
O documento expirou, mas o cliente titular configurou uma margem de tolerância a partir da data de validade. Durante este período, o contratante pode continuar a operar enquanto atualiza o documento, sem que o incumprimento afete o acesso de imediato.
Próxima ação: o contratante.
O que fazer: enviar o documento atualizado o mais rapidamente possível. Ao terminar o período de tolerância sem atualização, o documento passará a contar como vencido e poderá bloquear o acesso do recurso.
ℹ️ Tenha em conta: A duração do período de tolerância é definida por cada cliente titular na sua configuração. Se for contratante e tiver dúvidas sobre o prazo exato, contacte o seu gestor de contrato.
3. Ciclo de vida típico de um documento
O contrato é criado e o requisito fica em Pendente de envio.
O contratante envia um documento → passa para Pendente de revisão.
O validador revê-o:
Se cumprir os critérios → Aprovado.
Se não cumprir → Rejeitado (volta ao passo 2 após correção).
Quando chega a data de validade do documento aprovado → Vencido (ou Período de tolerância se o cliente o tiver configurado).
O contratante atualiza o documento → o ciclo volta para Pendente de revisão.
4. Onde consultar os estados
Tanto o cliente titular como o contratante podem consultar o estado dos requisitos na secção "Requisitos" no menu lateral esquerdo, filtrando pelos diferentes estados.
Adicionalmente, o cliente titular pode:
Ver a percentagem de cumprimento documental de cada fornecedor em "Contratos", filtrando por fornecedor. A percentagem considera apenas os documentos Aprovados e em vigor classificados como críticos.
Consultar documentos de contratos vencidos ou de trabalhadores desafetados em "Configuração > Custódia".
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