O que vais ver no vídeo
1. Consultar requisitos existentes e criar um novo
Assim evitas duplicados e manténs a documentação organizada.
2.Definir como o requisito vai ser solicitado
Vais configurar se o requisito é pedido:
Por periodicidade
Por contrato
Por centro
Por cada afetação/atribuição
Esta decisão determina quantas vezes o requisito será solicitado.
3.Escolher o tipo de requisito e a sua validade
Podes definir se o requisito é:
Carregar (submeter) um documento
Descarregar um modelo, preenchê-lo e voltar a carregá-lo
Ler um documento informativo disponibilizado por ti
Também vais configurar a validade:
Com data fixa
Ou com vencimento periódico
4. Configurar a custódia e, se necessário, critérios de revisão/validação
Podes definir durante quanto tempo a documentação é mantida em custódia quando for substituída ou caducar, e aprender como adicionar critérios para revisão/validação.
5. Criar regras de solicitação para automatizar a quem é pedido
Vais indicar em que casos o Twind solicita o requisito automaticamente. Também podes combinar vários critérios na mesma regra.
Quando terminares o vídeo, vais ter o requisito configurado e as regras prontas para que o Twind o solicite automaticamente a quem corresponde.
Cria e configura o teu requisito passo a passo
Antes de solicitar documentação às tuas empresas contratadas, precisas de ter o requisito bem configurado. Isso inclui definir que tipo de evidência é pedida, com que frequência e com que critérios. Aqui explicamos cada passo.
1. Acede à lista de requisitos
No menu lateral esquerdo, vai a "Configuração" e clica em "Requisitos".
Verás todos os requisitos existentes. Revê-os antes de criar um novo para evitar duplicados e manter a documentação organizada.
2. Cria um novo requisito
Clica em Adicionar requisito e introduz o nome do requisito (por exemplo, um seguro, uma formação, um documento informativo).
3. Seleciona o tipo de requisito
Escolhe a que nível se aplica o requisito:
Empresa
Colaborador
Veículo
Equipamento
Define como vai ser solicitado
Indica se o requisito é pedido:
Uma só vez
Por contrato
Por centro
Por cada atribuição
ℹ️ Tem em conta: esta configuração determina quantas vezes o documento será pedido à contratada. Escolhe a opção que se ajusta à vossa operativa.
4. Configura o tipo de evidência
Escolhe o que a contratada deve fazer para cumprir o requisito:
Carregar um documento próprio
Descarregar um modelo, preenchê-lo e voltar a carregá-lo
Ler e aceitar um documento informativo fornecido por vós
Define a validade
Indica se o requisito:
Não caduca
Tem uma data de vencimento fixa
Tem um vencimento periódico
Revê a configuração de custódia
Verifica durante quanto tempo os documentos serão conservados depois de substituídos ou caducados.
Adiciona critérios de aceitação (opcional)
Se necessário, adiciona critérios de aceitação. Servirão como referência interna ao validar ou rejeitar documentos deste requisito.
5. Define as regras de solicitação
As regras de solicitação permitem que o Twind peça o requisito automaticamente apenas a quem corresponde, sem que tenhas de o fazer manualmente.
Consulta o guia completo em: Guia completo para configurar as regras de solicitação de requisitos
6. Guarda o requisito
Uma vez definida a regra, clica em Adicionar para guardar.
A partir desse momento, o Twind solicitará automaticamente o requisito às empresas, contratos ou recursos que cumpram as condições que acabaste de definir.
ℹ️ Tem em conta: a forma de solicitação e a validade são fundamentais porque definem tanto a frequência como o ciclo de vida da documentação. Revê-as com atenção antes de guardar.
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