Es una funcionalidad especialmente útil en procesos de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), gestión de accesos, emergencias y cumplimiento de normas como ISO 45001, ISO 9001 e ISO 14001.
Desde la sección "Comunicaciones", los administradores pueden crear, programar y gestionar avisos y comunicados, consultar su estado y revisar los registros de lectura para mantener la trazabilidad de la información compartida.
ℹ️ Ten en cuenta: este artículo trata sobre las Comunicaciones que tú, como cliente, envías a tus contratistas (texto libre con adjunto opcional). Es distinto de los "documentos de información" que un contratista debe leer y confirmar (normativas, protocolos), que siguen un flujo diferente. Consulta ¿Cómo leo y confirmo los documentos de información de mi cliente titular en Twind? si es ese el caso.
Cuando una comunicación está en estado Publicada, los usuarios destinatarios reciben una notificación por correo electrónico y ven el aviso al iniciar sesión en la plataforma. Antes de continuar, deben revisar la comunicación.
Para confirmar la lectura, tienen que leer el contenido completo, descargar el archivo adjunto si lo hay y aceptar la declaración: "Confirmo que he leído y comprendido la información de esta comunicación."
1. Accede a Comunicaciones
Haz clic en el nombre de tu compañía en el menú lateral inferior y selecciona "Comunicaciones".
Los usuarios con rol de Administrador de Clientes disponen de esta sección para gestionar todos los avisos desde un único lugar. Desde aquí pueden ver todas las comunicaciones, identificar su estado (Programada, Publicada, Caducada), filtrarlas y acceder a las acciones disponibles (Ver, Registros, Eliminar).
2. Haz clic en "Añadir comunicación"
Haz clic en "Añadir comunicación" para crear un nuevo aviso visible para los usuarios contratistas e internos a quienes aplique.
3. Completa los campos
Completa el "Asunto" y el "Cuerpo" de tu mensaje.
4. Selecciona la fecha de inicio y la fecha de fin
Haz clic en "Seleccionar" para abrir el calendario y elegir las fechas que determinan cuándo la comunicación estará activa.
5. Define los destinatarios según Empresa, Actividad y Centro de Trabajo
Selecciona los sitios (centros de trabajo), las empresas contratistas y las actividades para indicar a qué contratistas y usuarios internos aplica la comunicación. Esto permite que la información llegue solo a los trabajadores y empresas contratistas afectados.
6. Selecciona los centros de trabajo
Haz clic en el desplegable de selección múltiple para elegir los centros de trabajo.
7. Selecciona Actividades y Empresas contratistas
Haz clic en las actividades a las que aplique esta comunicación. También puedes seleccionarlas todas.
8. Añade un archivo adjunto si lo necesitas
Puedes añadir un archivo adjunto a la comunicación para compartir documentación relevante con los destinatarios, como procedimientos, planos, checklists o normativa aplicable. Si la comunicación incluye un adjunto, los usuarios deberán descargar el archivo antes de confirmar la lectura de la comunicación.
9. Guarda
Haz clic en "Guardar" para registrar la comunicación. Las comunicaciones pueden programarse con antelación y pasarán automáticamente al estado Publicada cuando se alcance la fecha de inicio.
10. Consulta quién ha recibido una comunicación y quién ha confirmado su lectura
Aplica los filtros que necesites y haz clic en "Ver" para mostrar los resultados. Usa "Exportar" para descargar los registros en Excel y conservar un registro de confirmaciones para auditoría.
11. Aplica más filtros
Haz clic en "Ver más filtros" para acceder a opciones avanzadas de filtrado.
12. Filtra comunicaciones por estado
Usa el filtro "Estado" para ver comunicaciones según su estado: Planificada, Publicada o Caducada.
13. Haz clic en Ver
Haz clic en "Ver" para mostrar el detalle de la comunicación.
14. Volver a Comunicaciones
Haz clic en "Comunicaciones" para regresar a la sección principal.
15. Accede a Registros
Haz clic en "Registros" para revisar los detalles de las comunicaciones enviadas.
16. Filtra por Estado de Lectura
Puedes utilizar el filtro "Estado de lectura" para ver si los destinatarios han confirmado o no la lectura de una comunicación. Este filtro incluye dos opciones:
Leído: muestra los usuarios que ya han confirmado que han leído la comunicación.
No leído: muestra los usuarios que todavía no han confirmado la lectura.
Este filtro te permite identificar rápidamente qué trabajadores o empresas contratistas aún no han revisado la comunicación y realizar el seguimiento necesario.
17. Selecciona el Estado "Leído"
Haz clic en "Leído" para filtrar los registros de usuarios que ya han confirmado la lectura.
18. Selecciona la Empresa
Haz clic en "Empresa" para comprobar si una empresa contratista específica ha leído tus comunicaciones.
19. Elimina los filtros
Haz clic en "Limpiar todos los filtros" para volver a la vista original de los registros.
20. Exporta los datos
Haz clic en "Exportar" para descargar los registros filtrados en un archivo de Excel.
21. Notificación de exportación completada
Cuando la exportación se completa, verás una notificación en la esquina superior derecha confirmando que los datos se han exportado correctamente.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes cualquier duda, estamos aquí para ayudarte:
🟩 WhatsApp: +34 664 281 487
❓ Chat en Twind: accede clicando en el icono de chat en la esquina inferior derecha de tu pantalla. Se abrirá una ventana y podrás chatear con nosotros.
