Es una funcionalidad especialmente útil en procesos de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), gestión de accesos, emergencias y cumplimiento de normas como ISO 45001, ISO 9001 e ISO 14001.
Desde la sección “Comunicaciones”, los administradores pueden crear, programar y gestionar avisos y comunicados, consultar su estado y revisar los registros de lectura para mantener la trazabilidad de la información compartida.
Cuando una comunicación está en estado Publicada, los usuarios destinatarios reciben una notificación por correo electrónico y ven el aviso al iniciar sesión en la plataforma. Antes de continuar, deben revisar la comunicación.
Para confirmar la lectura, tienen que leer el contenido completo, descargar el archivo adjunto si lo hay y aceptar la declaración: “Confirmo que he leído y comprendido la información de esta comunicación.”
1. Accede a Comunicaciones
Haz clic en el nombre de tu compañía en el menú lateral inferior y selecciona “Comunicaciones”.
Los usuarios con rol de Administrador de Clientes disponen de esta sección para gestionar todos los avisos desde un único lugar. Desde aquí pueden:
Ver todas las comunicaciones en una lista centralizada
Identificar el estado de cada comunicación:
Programada
Publicada
Caducada
Filtrar las comunicaciones por:
Asunto
Estado
Fecha de creación
Fecha de inicio
Fecha de fin
Acceder a las acciones disponibles para cada comunicación:
Ver
Registros
Eliminar
2. Haz clic en “Añadir comunicación”.
Haz clic en "Añadir comunicación" para crear un nuevo aviso que será visible para los usuarios contratistas e internos a los quien les aplique.
3. Completa los campos
Completa el "Asunto" y el "Cuerpo" de tu mensaje.
4. Selecciona la fecha de inicio y la fecha de fin
Haz clic en "Seleccionar" para abrir el calendario y elegir la fecha de inicio y fin, que determinan cuándo la comunicación estará activa
5. Define los destinatarios según Empresa, Actividad y Centro de Trabajo.
Selecciona los sitios (centros de trabajo) y las empresas contratistas y las actividades para indicar a qué contratistas y usuarios internos aplica la comunicación. Esto permite que la información llegue solo a los trabajadores y empresas contratistas afectados.
6. Selecciona los centros de trabajo
Haz clic en el desplegable de selección múltiple para visualizar las opciones de tus centros de trabajo
7. Selecciona Actividades y Empresas contratistas
Haz clic en las actividades a las que aplique esta a la comunicación. También puedes seleccionarlas todas
8. Añade un archivo adjunto si lo necesitas
Puedes añadir un archivo adjunto a la comunicación para compartir documentación relevante con los destinatarios, como procedimientos, planos, checklists o normativa aplicable. Si la comunicación incluye un adjunto, los usuarios deberán descargar el archivo antes de confirmar la lectura de la comunicación.
9. Guarda
Haz clic en "Guardar" para registrar la comunicación creada y sus detalles. Las comunicaciones pueden programarse con antelación y pasarán automáticamente al estado Publicada cuando se alcance la fecha de inicio configurada.
10. Consulta quién ha recibido una comunicación y quién ha confirmado su lectura
Aplica los filtros que necesites: Asunto Estado, Fecha de creación, Fecha de inicio, Fecha de fin, Estado de lectura, Empresa. Haz clic en “Ver” para mostrar los resultados. Si lo necesitas, utiliza “Exportar” para descargar los registros en Excel. Así podrás revisar el estado de lectura y conservar un registro de confirmaciones para seguimiento o auditoría.
11. Aplica más filtros
Haz clic en "Ver más filtros" para acceder a opciones avanzadas de filtrado.
12. Filtra comunicaciones por estado
Puedes utilizar el filtro “Estado” para ver si los destinatarios han confirmado o no la lectura de una comunicación. Este filtro incluye tres opciones: Planificada, Publicada, Caducada.
13. Haz clic en Ver
Haz clic en "Ver" para mostrar el detalle de la comunicación que has creado.
14. Volver a Comunicaciones
Haz clic en "Comunicaciones" para regresar a la sección principal de comunicaciones.
15. Accede a Registros
Haz clic en "Registros" para revisar los detalles de las comunicaciones enviadas.
16. Filtra por Estado de Lectura
Puedes utilizar el filtro “Estado de lectura” para ver si los destinatarios han confirmado o no la lectura de una comunicación. Este filtro incluye dos opciones: Este filtro incluye dos opciones:
Leído: muestra los usuarios que ya han confirmado que han leído la comunicación.
No leído: muestra los usuarios que todavía no han confirmado la lectura.
Este filtro te permite identificar rápidamente qué trabajadores o empresas contratistas aún no han revisado la comunicación y realizar el seguimiento necesario.
17. Selecciona el Estado "Leído"
Haz clic en “Leído” para filtrar los registros de usuarios que ya han confirmado la lectura de la comunicación.
18. Selecciona la Empresa
Haz clic en “Empresa” para seleccionar la empresa relacionada con los registros y comprobar si una empresa contratista específica ha leído tus comunicaciones.
19. Elimina los filtros
Haz clic en “Limpiar todos los filtros” para eliminar las selecciones aplicadas y volver a la vista original de los registros.
20. Exporta los Datos
Si lo necesitas, haz clic en “Exportar” para descargar los registros filtrados en un archivo de Excel.
21. Verás una notificación en la esquina superior derecha cuando la exportación esté completa.
Cuando la exportación se completa correctamente, verás una notificación en la esquina superior derecha confirmando que los datos se han exportado correctamente.
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