1. Quién valida los documentos en Twind
Antes de entrar en los estados, es importante saber quién se encarga de revisar la documentación que sube el contratista. En Twind la validación puede realizarla:
El equipo de Twind, cuando el cliente titular ha contratado el servicio de validación documental. En ese caso, nuestros técnicos revisan los documentos contra los criterios de validación configurados y aprueban o rechazan directamente.
El propio cliente titular, cuando prefiere hacer la revisión de la documentación con su equipo interno.
ℹ️ Ten en cuenta: el modelo de validación se define en la fase de implantación de cada cliente titular. Si no sabes cuál aplica a tu contrato, consulta con tu gestor del contrato.
2. Los seis estados de la documentación en Twind
Todos los documentos que se solicitan en un contrato se encuentran en uno de estos seis estados. El estado indica en qué punto del ciclo de revisión está cada documento y quién tiene la siguiente acción pendiente.
Pendiente de subida
El requisito existe en el contrato pero el contratista todavía no ha subido ningún documento. Es el estado inicial de cualquier requisito recién activado.
Siguiente acción la tiene: el contratista.
Qué hacer: subir el documento desde "Requisitos > Pendiente de subida > Gestionar requisito".
Pendiente de revisión
El contratista ha subido un documento y está esperando la revisión. El archivo ya está en la plataforma pero todavía no ha sido validado.
Siguiente acción la tiene: el validador. Dependiendo del modelo contratado por el cliente titular, puede ser el equipo de Twind o el propio cliente titular.
Qué hacer: el validador debe revisar el documento desde "Requisitos > Pendiente de revisión" y aprobarlo o rechazarlo.
Aprobado
El documento ha sido validado y se encuentra al corriente. El requisito está cubierto y cuenta para el cumplimiento documental del contrato.
Siguiente acción la tiene: ninguna de forma inmediata.
Qué vigilar: la fecha de caducidad, si el documento tiene una asociada.
Rechazado
El documento ha sido revisado por el validador (Twind o el cliente titular, según aplique) y no cumple con algún criterio de aceptación. En el rechazo es obligatorio dejar una justificación para que el contratista sepa qué corregir.
Siguiente acción la tiene: el contratista.
Qué hacer: leer la justificación del rechazo, corregir el documento y volver a subirlo desde el mismo requisito.
Vencido
El documento fue aprobado en su momento pero ha finalizado su validez. Es necesario que el contratista suba una versión actualizada correspondiente al último periodo.
Siguiente acción la tiene: el contratista.
Qué hacer: actualizar el documento desde "Requisitos > Pendiente de subida" (el sistema vuelve a mostrarlo como pendiente).
Periodo de gracia
El documento ha caducado pero el cliente titular ha configurado un margen de tolerancia a partir de la fecha de caducidad. Durante este periodo el contratista puede seguir operando mientras actualiza el documento, sin que el incumplimiento afecte al acceso inmediatamente.
Siguiente acción la tiene: el contratista.
Qué hacer: subir el documento actualizado cuanto antes. Al finalizar el periodo de gracia sin que se haya actualizado, el documento pasará a contar como caducado y podrá bloquear el acceso del recurso.
ℹ️ Ten en cuenta: la duración del periodo de gracia la define cada cliente titular en su configuración. Si eres contratista y dudas del plazo concreto, contacta con tu gestor del contrato.
3. El ciclo de vida típico de un documento
Para que te quede más claro cómo se encadenan los estados, este es el recorrido habitual de un requisito:
El contrato se crea y el requisito queda en Pendiente de subida.
El contratista sube un documento → pasa a Pendiente de aprobación.
El validador (Twind o el cliente titular) lo revisa:
Si cumple → Aprobado.
Si no cumple → Rechazado (vuelve al paso 2 tras la corrección).
Cuando llega la fecha de vencimiento del documento aprobado → Caducado (o Periodo de gracia si el cliente lo ha configurado).
El contratista actualiza el documento → el ciclo vuelve a Pendiente de aprobación.
4. Dónde consultar los estados
Tanto el cliente titular como el contratista pueden consultar el estado de los requisitos desde el apartado "Requisitos" en el menú lateral izquierdo, filtrando por los diferentes estados.
Adicionalmente, el cliente titular puede:
Ver el % de cumplimiento documental de cada proveedor desde "Contratos" filtrando por proveedor. El porcentaje considera únicamente los documentos Aprobados y vigentes clasificados como críticos.
Consultar documentos de contratos caducados o de trabajadores desasignados desde "Configuración > Custodia".
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