Jusqu'à présent, dans Twind, la seule façon d'accepter les documents d'information (accord) était une case à cocher sur le web, ce qui ne prouve pas que ce travailleur précis a lu et accepté le document. Avec la Signature d'accords, l'employé ou le visiteur qui va accéder à tes installations lit le document, le confirme et le signe avec sa signature manuscrite avant que son entrée soit enregistrée.
C'est un add-on activable par entreprise, disponible pour les clients. Si cela t'intéresse, contacte ton Customer Success.
Le flux de signature : trois étapes obligatoires, dans l'ordre
Au point d'accès comme depuis le web, l'acceptation suit toujours les mêmes trois étapes :
Lire le document d'information. Il s'affiche dans Twind et la personne doit aller jusqu'à la fin avant de pouvoir continuer. Il n'y a pas d'accès direct à la dernière page.
Confirmer. Deux confirmations : qu'elle a lu le document, et qu'elle confirme son identité et la validité de la signature numérique.
Signer. Signature manuscrite dans le champ de signature, puis envoi.
Le serveur vérifie que toutes les étapes ont été réalisées avant d'enregistrer l'acceptation. Pas de raccourci.
Au point d'accès (employés)
Quand un employé a un document d'information en attente de signature marqué comme critique, son entrée n'est pas enregistrée automatiquement. L'écran Refusé liste chaque exigence qui bloque l'accès et propose l'action Signer l'accord. Avant d'afficher le document, le point d'accès demande le numéro de la pièce d'identité. S'il ne correspond pas à l'employé pour qui la signature est faite, la signature n'est pas enregistrée.
Une fois l'accord signé, Twind recalcule le statut d'accès et enregistre l'entrée si tout est en ordre.
Pour les visiteurs
Quand un visiteur accède à un site avec une exigence d'accord active, le flux d'acceptation s'affiche avant l'enregistrement de l'entrée, et l'entrée n'est pas enregistrée tant qu'il n'est pas terminé. Un visiteur ne peut pas ignorer l'accord.
Depuis le web (employés)
L'administrateur de l'entreprise contractante peut envoyer à l'employé un lien de signature par e-mail. L'employé s'identifie avec son numéro de pièce d'identité et réalise le flux depuis le navigateur, sans avoir à se présenter à l'entrée. L'administrateur peut envoyer et renvoyer le lien, mais ne peut pas signer à la place de l'employé.
La sortie n'est jamais bloquée
Un document d'information (accord) en attente ou expiré n'empêche jamais d'enregistrer la sortie. Les registres de présence et les listes d'évacuation sont toujours exacts.
Mode hors ligne et mode local
Le mode local est compatible : le terminal précharge les accords et leurs documents dans l'application. Les personnes peuvent lire, confirmer et signer hors ligne. L'entrée est enregistrée et l'acceptation se synchronise quand la connexion revient, en conservant le moment exact de la signature.
Historique et traçabilité
Chaque acceptation est enregistrée avec son horodatage, le site, le signataire (type et numéro de pièce d'identité, nom et prénom) et une empreinte numérique du document exact signé. Les utilisateurs disposant de la permission de révision peuvent télécharger le PDF signé.
Les signatures déjà recueillies ne sont jamais supprimées quand la fonctionnalité est désactivée, pour que tu gardes une traçabilité totale.