Quando il tuo cliente titolare ti assegna requisiti documentali su Twind, vedrai un elenco di documenti che la tua azienda deve fornire. Possono essere a livello di azienda (valutazione dei rischi, certificato del servizio di prevenzione, assicurazione RC…), di lavoratore (formazione, idoneità medica, consegna DPI…) o di macchinari (certificato CE, revisione, assicurazione…).

Fino a quando non carichi e venga validato ogni documento, il requisito apparirà come in sospeso. Di seguito ti spieghiamo come completare il processo.

Twind accetta i formati più comuni: PDF, JPG, JPEG, PNG, DOC, DOCX, XLS e XLSX. Se il tuo file non si carica, verifica che il formato e la dimensione siano corretti.

Una volta salvato, il documento viene registrato su Twind e passa al processo di validazione. Esistono tre forme di validazione:

1. Validazione automatica

Per determinati documenti ufficiali (RNT/TC2, certificato di regolarità contributiva, certificato dell'Agenzia delle Entrate), Twind può leggerli e validarli automaticamente in modo istantaneo, a condizione che il documento sia l'originale scaricato dalla fonte ufficiale e soddisfi tutte le condizioni.

2. Revisione manuale da parte del tuo cliente titolare

Il tuo cliente titolare (o un validatore da lui designato) esamina il documento manualmente e decide se approvarlo, rifiutarlo o richiedere correzioni. Questa è la forma di validazione più comune per la maggior parte dei documenti.

3. Revisione manuale da parte del team di Twind

In alcuni casi, il team di validazione di Twind può occuparsi della revisione dei documenti per conto del tuo cliente titolare. Questo avviene quando il tuo cliente ha contrattato il servizio di validazione documentale di Twind. Il processo è lo stesso: un validatore esamina il documento e lo approva, rifiuta o richiede correzioni.

Se il tuo documento viene rifiutato (attraverso qualsiasi canale di revisione), riceverai una notifica con il motivo. Potrai tornare al requisito, caricare un file corretto e ripetere il processo.

Molti documenti hanno una data di scadenza (idoneità medica, assicurazione RC, certificato di regolarità contributiva…). Quando un documento scade, Twind lo contrassegna automaticamente come scaduto e il requisito riappare come in sospeso.

Per evitare interruzioni, ti consigliamo di caricare il documento rinnovato prima della scadenza del precedente. Twind ti invierà avvisi di scadenza imminente se il tuo cliente titolare ha configurato le notifiche.

"Ho caricato il file sbagliato" — Torna al requisito e sostituisci il file. Finché non è stato validato, puoi sostituirlo.

"Non mi permette di salvare senza data di emissione" — La data di emissione è obbligatoria. Inserisci la data in cui è stato emesso il documento originale, non la data odierna.

"Il mio file non si carica" — Verifica che il formato sia compatibile (PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX, XLS, XLSX). Se utilizzi formati come HEIC (foto da iPhone) o TIFF, convertili in PDF o JPG prima.

"Il documento è stato rifiutato" — Consulta il motivo del rifiuto indicato da Twind. I motivi più comuni sono: documento illeggibile o tagliato, data di emissione errata, documento che non corrisponde al requisito richiesto, e nome dell'azienda o del lavoratore che non coincide.

"Ho caricato tutto ma la conformità non raggiunge il 100%" — Potrebbe essere che qualche documento sia scaduto da quando l'hai caricato, sia stato rifiutato, o che il tuo cliente abbia aggiunto nuovi requisiti. Verifica lo stato di ogni requisito all'interno del contratto.

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