1. Chi valida i documenti in Twind?
Prima di entrare negli stati, è importante sapere chi è responsabile della revisione della documentazione caricata dall'appaltatore. In Twind, la validazione può essere effettuata da:
Il team di Twind, quando il cliente titolare ha attivato il servizio di validazione documentale. In questo caso, i nostri tecnici esaminano i documenti in base ai criteri di validazione configurati e li approvano o rifiutano direttamente.
Il cliente titolare stesso, quando preferisce gestire la revisione con il proprio team interno.
ℹ️ Tieni presente: Il modello di validazione viene definito durante la fase di implementazione di ciascun cliente titolare. Se non sai quale si applica al tuo contratto, contatta il tuo referente contrattuale.
2. I sei stati della documentazione in Twind
Tutti i documenti richiesti in un contratto si trovano in uno di questi sei stati. Lo stato indica in quale punto del ciclo di revisione si trova ogni documento e chi ha la prossima azione in sospeso.
In attesa di caricamento
Il requisito esiste nel contratto, ma l'appaltatore non ha ancora caricato alcun documento. È lo stato iniziale di qualsiasi requisito appena attivato.
Prossima azione: l'appaltatore.
Cosa fare: caricare il documento da "Requisiti > In attesa di caricamento > Gestisci requisito".
In attesa di revisione
L'appaltatore ha caricato un documento ed è in attesa di revisione. Il file è già nella piattaforma, ma non è ancora stato validato.
Prossima azione: il validatore. A seconda del modello scelto dal cliente titolare, può essere il team di Twind o il cliente stesso.
Cosa fare: il validatore deve esaminare il documento da "Requisiti > In attesa di revisione" e approvarlo o rifiutarlo.
Approvato
Il documento è stato validato ed è in regola. Il requisito è soddisfatto e contribuisce alla conformità documentale del contratto.
Prossima azione: nessuna nell'immediato.
Cosa monitorare: la data di scadenza, se il documento ne ha una associata.
Rifiutato
Il documento è stato esaminato dal validatore (Twind o il cliente titolare, a seconda dei casi) e non soddisfa uno o più criteri di accettazione. È obbligatorio lasciare una motivazione del rifiuto, in modo che l'appaltatore sappia cosa correggere.
Prossima azione: l'appaltatore.
Cosa fare: leggere la motivazione del rifiuto, correggere il documento e ricaricarlo dallo stesso requisito.
Scaduto
Il documento è stato approvato in precedenza, ma il suo periodo di validità è terminato. L'appaltatore deve caricare una versione aggiornata relativa al periodo corrente.
Prossima azione: l'appaltatore.
Cosa fare: aggiornare il documento da "Requisiti > In attesa di caricamento" (il sistema lo mostrerà di nuovo come in sospeso).
Periodo di tolleranza
Il documento è scaduto, ma il cliente titolare ha configurato un margine di tolleranza a partire dalla data di scadenza. Durante questo periodo, l'appaltatore può continuare a operare mentre aggiorna il documento, senza che l'inadempienza influisca immediatamente sull'accesso.
Prossima azione: l'appaltatore.
Cosa fare: caricare il documento aggiornato il prima possibile. Al termine del periodo di tolleranza senza aggiornamento, il documento sarà considerato scaduto e potrà bloccare l'accesso della risorsa.
ℹ️ Tieni presente: La durata del periodo di tolleranza è definita da ciascun cliente titolare nella propria configurazione. Se sei un appaltatore e hai dubbi sulla scadenza precisa, contatta il tuo referente contrattuale.
3. Ciclo di vita tipico di un documento
Ecco il percorso abituale di un requisito:
Il contratto viene creato e il requisito è in In attesa di caricamento.
L'appaltatore carica un documento → passa a In attesa di revisione.
Il validatore lo esamina:
Se soddisfa i criteri → Approvato.
Se non li soddisfa → Rifiutato (torna al passo 2 dopo la correzione).
Quando arriva la data di scadenza del documento approvato → Scaduto (o Periodo di tolleranza se il cliente lo ha configurato).
L'appaltatore aggiorna il documento → il ciclo torna a In attesa di revisione.
4. Dove consultare gli stati
Sia il cliente titolare che l'appaltatore possono controllare lo stato dei requisiti nella sezione "Requisiti" nel menu laterale sinistro, filtrando per i diversi stati.
Inoltre, il cliente titolare può:
Visualizzare la percentuale di conformità documentale di ciascun fornitore da "Contratti", filtrando per fornitore. La percentuale considera solo i documenti Approvati e validi classificati come critici.
Consultare i documenti di contratti scaduti o di lavoratori rimossi da "Configurazione > Custodia".
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