Chi valida i documenti in Twind?
Prima di entrare negli stati, è importante sapere chi è responsabile della revisione della documentazione caricata dall'appaltatore. In Twind, la validazione può essere effettuata da:
Il team di Twind, quando il cliente titolare ha attivato il servizio di validazione documentale. In questo caso, i nostri tecnici esaminano i documenti in base ai criteri di validazione configurati e li approvano o rifiutano direttamente.
Il cliente titolare stesso, quando preferisce gestire la revisione con il proprio team interno.
ℹ️ Tieni presente: il modello di validazione viene definito durante la fase di implementazione di ciascun cliente titolare. Se non sai quale si applica al tuo contratto, contatta il tuo referente contrattuale.
Quali sono i sei stati della documentazione in Twind?
Tutti i documenti richiesti in un contratto si trovano in uno di questi sei stati. Lo stato indica in quale punto del ciclo di revisione si trova ogni documento e chi ha la prossima azione in sospeso.
Cosa significa lo stato "In attesa di caricamento"?
Il requisito esiste nel contratto, ma l'appaltatore non ha ancora caricato alcun documento. È lo stato iniziale di qualsiasi requisito appena attivato.
Prossima azione: l'appaltatore.
Cosa fare: caricare il documento da "Requisiti > In attesa di caricamento > Gestisci requisito".
Cosa significa lo stato "In attesa di revisione"?
L'appaltatore ha caricato un documento ed è in attesa di revisione. Il file è già nella piattaforma, ma non è ancora stato validato.
Prossima azione: il validatore. A seconda del modello scelto dal cliente titolare, può essere il team di Twind o il cliente stesso.
Cosa fare: il validatore deve esaminare il documento da "Requisiti > In attesa di revisione" e approvarlo o rifiutarlo.
Cosa significa lo stato "Approvato"?
Il documento è stato validato ed è in regola. Il requisito è soddisfatto e contribuisce alla conformità documentale del contratto.
Prossima azione: nessuna nell'immediato.
Cosa monitorare: la data di scadenza, se il documento ne ha una associata.
Cosa significa lo stato "Rifiutato"?
Il documento è stato esaminato dal validatore (Twind o il cliente titolare, a seconda dei casi) e non soddisfa uno o più criteri di accettazione. È obbligatorio lasciare una motivazione del rifiuto, in modo che l'appaltatore sappia cosa correggere.
Prossima azione: l'appaltatore.
Cosa fare: leggere la motivazione del rifiuto, correggere il documento e ricaricarlo dallo stesso requisito.
Cosa significa lo stato "Scaduto"?
Il documento è stato approvato in precedenza, ma il suo periodo di validità è terminato. L'appaltatore deve caricare una versione aggiornata relativa al periodo corrente.
Prossima azione: l'appaltatore.
Cosa fare: aggiornare il documento da "Requisiti > In attesa di caricamento" (il sistema lo mostrerà di nuovo come in sospeso).
Cosa significa lo stato "Periodo di tolleranza"?
Il documento è scaduto, ma il cliente titolare ha configurato un margine di tolleranza a partire dalla data di scadenza. Durante questo periodo, l'appaltatore può continuare a operare mentre aggiorna il documento, senza che l'inadempienza influisca immediatamente sull'accesso.
Prossima azione: l'appaltatore.
Cosa fare: caricare il documento aggiornato il prima possibile. Al termine del periodo di tolleranza senza aggiornamento, il documento sarà considerato scaduto e potrà bloccare l'accesso della risorsa.
ℹ️ Tieni presente: la durata del periodo di tolleranza è definita da ciascun cliente titolare nella propria configurazione. Se sei un appaltatore e hai dubbi sulla scadenza precisa, contatta il tuo referente contrattuale.
Qual è il ciclo di vita tipico di un documento in Twind?
Ecco il percorso abituale di un requisito:
Il contratto viene creato e il requisito è in In attesa di caricamento.
L'appaltatore carica un documento → passa a In attesa di revisione.
Il validatore lo esamina:
Se soddisfa i criteri → Approvato.
Se non li soddisfa → Rifiutato (torna al passo 2 dopo la correzione).
Quando arriva la data di scadenza del documento approvato → Scaduto (o Periodo di tolleranza se il cliente lo ha configurato).
L'appaltatore aggiorna il documento → il ciclo torna a In attesa di revisione.
Dove posso consultare gli stati della documentazione?
Sia il cliente titolare che l'appaltatore possono controllare lo stato dei requisiti nella sezione "Requisiti" nel menu laterale sinistro, filtrando per i diversi stati.
Inoltre, il cliente titolare può:
Visualizzare la percentuale di conformità documentale di ciascun fornitore da "Contratti", filtrando per fornitore. La percentuale considera solo i documenti Approvati e validi classificati come critici.
Consultare i documenti di contratti scaduti o di lavoratori rimossi da "Configurazione > Custodia".
Hai bisogno di aiuto?
Se hai domande, siamo qui per aiutarti:
🟩 WhatsApp: +34 664 281 487
❓ Chat in Twind: clicca sull'icona del punto interrogativo nell'angolo in basso a destra dello schermo. Si aprirà una finestra dove potrai chattare con noi.