¿Por qué diferenciar los documentos por tipo de contratista?
La documentación que debes exigir a una empresa contratista depende directamente de los riesgos asociados a la actividad que va a realizar en tu centro de trabajo. No es lo mismo una empresa de limpieza (riesgo químico, caídas) que una empresa de mantenimiento eléctrico (riesgo eléctrico grave) o una constructora (trabajos en altura, maquinaria pesada).
Configurar requisitos diferenciados por tipo de contratista te permite:
Pedir solo la documentación que realmente aplica a cada actividad, sin sobrecargar a las contratas con requisitos innecesarios.
Garantizar que no se te escapa ningún documento crítico para actividades de alto riesgo.
Cumplir con el deber de vigilancia del artículo 10 del RD 171/2004 de forma proporcional y adecuada.
Documentación base: común a todos los contratistas
Independientemente de la actividad, hay un conjunto mínimo de documentos que conviene exigir a cualquier empresa contratista que acceda a tu centro:
A nivel de empresa (Sujeto = Contratista):
Evaluación de riesgos y planificación preventiva (para los trabajos contratados).
Certificado de organización preventiva (SPA o SPP).
Seguro de responsabilidad civil.
Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social.
A nivel de trabajador (Sujeto = Empleado):
Certificado de aptitud médica (vigilancia de la salud).
Certificado de formación preventiva general (mínimo nivel básico de PRL).
Acreditación de información de riesgos del puesto.
Entrega de EPIs.
ℹ️ Ten en cuenta: esta documentación base responde a las obligaciones del artículo 10 del RD 171/2004 (deber de vigilancia) y de los artículos 16, 18, 19 y 22 de la Ley 31/1995 de PRL. Es el mínimo exigible por ley.
Documentación adicional según el tipo de actividad
Además de la documentación base, cada tipo de actividad puede requerir documentos específicos. A continuación te mostramos los ejemplos más habituales:
Empresa de limpieza
Riesgos principales: contacto con productos químicos, caídas por suelo mojado, movimientos repetitivos.
Fichas de datos de seguridad (FDS) de los productos químicos que utiliza.
Formación específica en manipulación de productos químicos.
Protocolo de actuación en caso de mezcla accidental de productos.
Empresa de mantenimiento general
Riesgos principales: trabajos en altura puntuales, uso de herramientas, contactos eléctricos.
Formación específica en trabajos en altura (si aplica).
Formación en riesgo eléctrico (si interviene en instalaciones eléctricas).
Autorización de uso de maquinaria o herramientas específicas.
Seguro de la maquinaria (si utiliza equipos propios).
Empresa de mantenimiento eléctrico
Riesgos principales: riesgo eléctrico grave, trabajos en tensión o en proximidad de tensión.
Certificado de formación en riesgo eléctrico (RD 614/2001).
Autorización de trabajos eléctricos emitida por la propia empresa (trabajador autorizado / cualificado).
Procedimiento de consignación / descargo (5 reglas de oro).
Certificado de calibración de equipos de medida (si aplica).
Empresa de logística / transporte
Riesgos principales: atropellamiento, manipulación manual de cargas, uso de transpaletas o carretillas.
Certificado de formación en conducción de carretillas elevadoras (si aplica).
Autorización de conducción interna.
Seguro del vehículo / ITV vigente.
Ficha técnica del vehículo.
Certificado CE de la maquinaria.
Empresa constructora / obras menores
Riesgos principales: caídas en altura, atrapamientos, uso de maquinaria pesada, riesgo eléctrico.
Plan de seguridad y salud (PSS) aprobado por el coordinador.
Comunicación de apertura de centro de trabajo.
Certificado REA (Registro de Empresas Acreditadas).
Tarjeta Profesional de la Construcción (TPC) de cada trabajador.
Formación específica según el puesto de trabajo (20h mínimo).
Certificado CE y seguro de toda la maquinaria de obra.
Libro de subcontratación (si aplica cadena de subcontratación).
Empresa de seguridad / vigilancia
Riesgos principales: violencia externa, bipedestación prolongada, trabajo nocturno.
Habilitación del Ministerio del Interior (TIP).
Formación específica en seguridad privada.
Aptitud médica con protocolo específico de seguridad privada.
Empresa de instalación de sistemas (climatización, PCI, telecomunicaciones)
Riesgos principales: trabajos en altura, riesgo eléctrico, espacios confinados.
Certificado de empresa instaladora autorizada (REITE, RIPCI, etc.).
Formación en trabajos en altura y uso de EPIs anticaídas.
Formación en espacios confinados (si aplica).
Certificados de calibración de equipos de medida.
⚠️ Importante: estos ejemplos son orientativos. La documentación exacta que debes exigir depende de los riesgos reales de tu centro de trabajo y de las tareas concretas que vaya a realizar cada contratista. Consulta con tu servicio de prevención para definir los requisitos adecuados.
Cómo configurar estos requisitos en Twind
Una vez que tienes claro qué documentos necesitas por cada tipo de contratista, el siguiente paso es trasladarlo a Twind mediante las reglas de solicitud de requisitos. Estas reglas permiten que Twind solicite automáticamente la documentación correcta a cada contratista en función de las condiciones que definas.
Paso 1: Accede a la configuración de requisitos
Ve a "Configuración" desde el menú lateral izquierdo y haz clic en "Requisitos".
Se abrirá la página "Configuración de requisitos" con la lista de todos los requisitos que ya tienes dados de alta.
Paso 2: Crea un nuevo requisito
Haz clic en el botón "+ Añadir requisito" en la esquina superior derecha.
Paso 3: Rellena los detalles del requisito
Se abrirá el formulario "Añadir requisito". Completa los campos de la sección "Detalles":
Nombre*: el nombre del documento tal como lo verán las contratas (por ejemplo: "Evaluación de riesgos", "Certificado de aptitud médica", "Formación en riesgo eléctrico").
Sujeto*: a quién aplica este requisito. Selecciona "Contratista" para documentos de empresa, "Empleado" para documentos de trabajador, o el sujeto que corresponda (vehículo, maquinaria, etc.).
Instancia de solicitud múltiple*: permite que el mismo requisito se solicite más de una vez si es necesario. Déjalo en "Ninguna" salvo que necesites solicitar el mismo documento en varias instancias.
Aplicado a*: define a quién se pedirá este requisito. Por defecto está en "Todos los contratistas", pero puedes restringirlo si lo combinas con reglas de solicitud.
Descripción (opcional): texto explicativo para que la contrata entienda qué documento debe subir.
Relación de requisitos (opcional): permite crear un vínculo entre dos requisitos existentes para optimizar el proceso de revisión. Haz clic en "Añadir relación +" si necesitas vincular este requisito con otro.
Paso 4: Define el tipo de evidencia y la criticidad
Debajo de los detalles, configura cómo se cumplirá el requisito:
Tipo de evidencia: elige cómo debe aportar la contrata este documento:
Subida: la contrata sube un archivo (PDF, imagen, etc.). Puedes marcar "Con plantilla" si quieres proporcionar una plantilla que la contrata debe descargar, completar y volver a subir.
Acuerdo: la contrata solo tiene que leer y aceptar un texto. Útil para instrucciones preventivas, normas de acceso o políticas que solo requieren confirmación de lectura.
Criticidad: marca o desmarca la casilla "Este requisito no es crítico para el control de acceso". Si el requisito es crítico (deja la casilla desmarcada), el incumplimiento de este documento impedirá el acceso del trabajador al centro de trabajo. Si no es crítico (marca la casilla), el trabajador podrá acceder aunque este documento esté pendiente.
ℹ️ Ten en cuenta: la criticidad es fundamental para el control de acceso. Un requisito como la aptitud médica o la formación obligatoria debería ser siempre crítico. Documentos complementarios o informativos pueden marcarse como no críticos.
Paso 5: Añade reglas de solicitud
Desplázate hacia abajo y haz clic en "Agregar regla(s)". Aquí es donde defines cuándo se solicitará este documento. Puedes usar hasta 6 tipos de condiciones:
Centro: el sitio o centro de trabajo donde se va a realizar la actividad.
Actividad: el tipo de actividad de la contrata (limpieza, mantenimiento, obras, etc.).
Rol: el rol del trabajador (operario, técnico, encargado, etc.).
Proveedor: la empresa contratista concreta.
Contrato: el contrato específico.
Tipo de vehículo: para requisitos de maquinaria.
Paso 6: Combina condiciones para afinar
Puedes combinar hasta 4 condiciones en una sola regla haciendo clic en "Combinar con otra afección". Esto te permite crear reglas muy precisas. Por ejemplo:
Actividad = "Mantenimiento eléctrico" → solicitar "Certificado de formación en riesgo eléctrico".
Actividad = "Obras" + Centro = "Planta Madrid" → solicitar "Plan de seguridad y salud".
Actividad = "Logística" + Rol = "Conductor carretilla" → solicitar "Certificado de formación en carretillas".
Centro = "Almacén Reus" + Actividad = "Limpieza" + Rol = "Operario" → solicitar "FDS de productos químicos".
Paso 7: Guarda el requisito
Una vez completados todos los campos y reglas, haz clic en el botón "Añadir" en la esquina inferior derecha para guardar el nuevo requisito. A partir de ese momento, Twind solicitará automáticamente ese documento a cualquier contratista que cumpla las condiciones definidas.
ℹ️ Ten en cuenta: cuando una regla más general ya cubre un escenario, la más específica no se ejecutará. Twind incluye una herramienta que detecta reglas redundantes para ayudarte a identificar estas situaciones. Revisa los avisos que muestra la plataforma al guardar.
Ejemplo completo: configuración para tres tipos de contratista
Para ilustrar cómo quedaría una configuración real, este es un ejemplo con tres tipos de contratista habituales en un centro de trabajo tipo:
Contratista de limpieza
Regla: Actividad = "Limpieza"
Requisitos de empresa (Sujeto = Contratista): evaluación de riesgos, certificado SPA, seguro RC, certificado Seguridad Social, fichas de datos de seguridad (FDS).
Requisitos de trabajador (Sujeto = Empleado): aptitud médica, formación PRL básica, formación en productos químicos, información de riesgos, entrega de EPIs.
Contratista de mantenimiento eléctrico
Regla: Actividad = "Mantenimiento eléctrico"
Requisitos de empresa (Sujeto = Contratista): evaluación de riesgos, certificado SPA, seguro RC, certificado Seguridad Social, procedimiento de consignación eléctrica.
Requisitos de trabajador (Sujeto = Empleado): aptitud médica, formación PRL básica, formación en riesgo eléctrico (RD 614/2001), autorización de trabajos eléctricos, información de riesgos, entrega de EPIs.
Contratista de obras
Regla: Actividad = "Obras / Construcción"
Requisitos de empresa (Sujeto = Contratista): evaluación de riesgos, certificado SPA, seguro RC, certificado Seguridad Social, plan de seguridad y salud (PSS), comunicación de apertura, certificado REA, libro de subcontratación.
Requisitos de trabajador (Sujeto = Empleado): aptitud médica, formación PRL específica (TPC), formación en trabajos en altura, información de riesgos, entrega de EPIs.
Consejos para una buena configuración
Empieza por los documentos base: configura primero los requisitos comunes a todas las contratas sin ninguna condición de regla (se pedirán a todos). Después, añade los específicos con reglas por actividad.
Usa "Acuerdo" para instrucciones y normas: los documentos que solo necesitan confirmación de lectura (instrucciones del centro, normas de seguridad) se configuran mejor como tipo de evidencia "Acuerdo". Los que requieren un certificado o documento real, como "Subida".
Marca como críticos los documentos esenciales: la aptitud médica, la formación obligatoria y la evaluación de riesgos deben ser siempre críticos para el control de acceso. Documentos complementarios pueden ser no críticos.
Consulta a tu servicio de prevención: los técnicos del SPA te pueden confirmar qué documentación es exigible para cada tipo de actividad según los riesgos de tu centro.
No dupliques requisitos: si un documento ya se pide con una regla general, no lo añadas de nuevo con una regla más específica. Twind te avisará de las redundancias.
Revisa periódicamente: si incorporas nuevas actividades o contratas, revisa que las reglas sigan siendo adecuadas.
Usa las actividades como eje principal: configurar las reglas por tipo de actividad (limpieza, mantenimiento, obras, logística…) suele ser el enfoque más práctico y escalable. Así, cuando incorpores una nueva contrata de limpieza, automáticamente se le pedirán los documentos correctos.
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