Perché differenziare i documenti per tipo di appaltatore?
La documentazione da richiedere a un'azienda appaltatrice dipende direttamente dai rischi associati all'attività che svolgerà presso il tuo sito. Un'azienda di pulizie (rischio chimico, scivolamenti) non è la stessa cosa di un'azienda di manutenzione elettrica (grave rischio elettrico) o di un'impresa edile (lavori in quota, macchinari pesanti)
.
Configurare requisiti differenziati per tipo di appaltatore ti consente di:
Richiedere solo la documentazione che si applica realmente a ciascuna attività, senza sovraccaricare gli appaltatori con requisiti non necessari.
Garantire che nessun documento critico per le attività ad alto rischio venga trascurato.
Adempiere al dovere di vigilanza dell'articolo 10 del RD 171/2004 in modo proporzionato e adeguato.
Documentazione base: comune a tutti gli appaltatori
Indipendentemente dall'attività, esiste un insieme minimo di documenti che è opportuno richiedere a qualsiasi azienda appaltatrice che acceda al tuo sito:
A livello aziendale (Soggetto = Appaltatore):
Valutazione dei rischi e piano di attività preventiva (per i lavori affidati).
Certificato di organizzazione preventiva (SPA o SPP).
Polizza di responsabilità civile.
Certificato di regolarità contributiva con la Previdenza Sociale.
A livello di lavoratore (Soggetto = Dipendente):
Certificato di idoneità medica (sorveglianza sanitaria).
Certificato di formazione preventiva generale (livello base minimo di SSL).
Attestazione di informazione sui rischi della mansione.
Consegna DPI.
Documentazione aggiuntiva per tipo di attività
Oltre alla documentazione base, ciascun tipo di attività può richiedere documenti specifici. Ecco gli esempi più comuni:
Azienda di pulizie
Rischi principali: contatto con prodotti chimici, scivolamenti su pavimenti bagnati, movimenti ripetitivi.
Schede di dati di sicurezza (SDS) dei prodotti chimici utilizzati.
Formazione specifica nella manipolazione di prodotti chimici.
Protocollo di intervento in caso di miscelazione accidentale di prodotti.
Azienda di manutenzione generale
Rischi principali: lavori occasionali in quota, uso di utensili, contatti elettrici.
Formazione specifica per lavori in quota (se applicabile).
Formazione sul rischio elettrico (se interviene su impianti elettrici).
Autorizzazione all'uso di macchinari o utensili specifici.
Assicurazione dei macchinari (se utilizza attrezzature proprie).
Azienda di manutenzione elettrica
Rischi principali: grave rischio elettrico, lavori sotto tensione o in prossimità di parti in tensione.
Certificato di formazione sul rischio elettrico (RD 614/2001).
Autorizzazione ai lavori elettrici emessa dall'azienda stessa (lavoratore autorizzato/qualificato).
Procedura di sezionamento/messa in sicurezza (5 regole d'oro).
Certificato di taratura degli strumenti di misura (se applicabile).
Azienda di logistica/trasporti
Rischi principali: investimento da veicoli, movimentazione manuale dei carichi, uso di transpallet o carrelli elevatori.
Certificato di formazione per la conduzione di carrelli elevatori (se applicabile).
Autorizzazione alla guida interna.
Assicurazione del veicolo / revisione tecnica valida.
Scheda tecnica del veicolo.
Certificato CE della macchina.
Impresa edile / lavori minori
Rischi principali: cadute dall'alto, schiacciamenti, uso di macchinari pesanti, rischio elettrico.
Piano di sicurezza e salute (PSS) approvato dal coordinatore.
Notifica preliminare dell'apertura del cantiere.
Certificato REA (Registro delle Imprese Accreditate).
Tarjeta Profesional de la Construcción (TPC) per ogni lavoratore.
Formazione specifica per mansione (minimo 20 ore).
Certificato CE e assicurazione per tutte le macchine di cantiere.
Libro di subappalto (se applicabile).
Azienda di sicurezza/vigilanza
Rischi principali: violenza esterna, posizione eretta prolungata, lavoro notturno.
Accreditamento del Ministero dell'Interno (tesserino TIP).
Formazione specifica in sicurezza privata.
Idoneità medica con protocollo specifico per la sicurezza privata.
Azienda di installazione di impianti (climatizzazione, antincendio, telecomunicazioni)
Rischi principali: lavori in quota, rischio elettrico, spazi confinati.
Certificato di impresa installatrice autorizzata (REITE, RIPCI, ecc.).
Formazione per lavori in quota e uso di DPI anticaduta.
Formazione per spazi confinati (se applicabile).
Certificati di taratura degli strumenti di misura.
⚠️ Importante: questi esempi sono indicativi. La documentazione esatta da richiedere dipende dai rischi reali del tuo sito e dalle attività specifiche che ciascun appaltatore svolgerà. Consulta il tuo servizio di prevenzione per definire i requisiti appropriati.
Come configurare questi requisiti su Twind
Una volta definiti i documenti necessari per ciascun tipo di appaltatore, il passo successivo è inserirli su Twind tramite le regole di richiesta dei requisiti. Queste regole consentono a Twind di richiedere automaticamente la documentazione corretta a ciascun appaltatore in base alle condizioni che definisci.
Passo 1: Accedi alla configurazione dei requisiti
Vai a "Configurazione" dal menu laterale sinistro e clicca su "Requisiti".
Si aprirà la pagina "Configurazione requisiti" con l'elenco di tutti i requisiti già registrati.
Passo 2: Crea un nuovo requisito
Clicca sul pulsante "+ Aggiungi requisito" nell'angolo superiore destro.
Passo 3: Compila i dettagli del requisito
Si aprirà il modulo "Aggiungi requisito". Compila i campi della sezione "Dettagli":
Nome*: il nome del documento come lo vedranno gli appaltatori (ad esempio: "Valutazione dei rischi", "Certificato di idoneità medica", "Formazione sul rischio elettrico").
Soggetto*: a chi si applica questo requisito. Seleziona "Appaltatore" per documenti aziendali, "Dipendente" per documenti del lavoratore, o il soggetto appropriato (veicolo, attrezzatura, ecc.).
Istanza di richiesta multipla*: consente di richiedere lo stesso requisito più di una volta se necessario. Lascia su "Nessuna" salvo che tu debba richiedere lo stesso documento in più istanze.
Applicato a*: definisce a chi verrà richiesto questo requisito. Di default è impostato su "Tutti gli appaltatori", ma puoi limitarlo combinandolo con regole di richiesta.
Descrizione (facoltativa): testo esplicativo per aiutare l'appaltatore a capire quale documento deve caricare.
Relazione di requisiti (facoltativa): consente di creare un collegamento tra due requisiti esistenti per ottimizzare il processo di revisione.
Passo 4: Definisci il tipo di evidenza e la criticità
Sotto i dettagli, configura come verrà soddisfatto il requisito:
Tipo di evidenza: scegli come l'appaltatore deve fornire il documento:
Caricamento: l'appaltatore carica un file (PDF, immagine, ecc.). Puoi spuntare "Con modello" se vuoi fornire un template da scaricare, compilare e ricaricare.
Accordo: l'appaltatore deve solo leggere e accettare un testo. Utile per istruzioni preventive, norme di accesso o policy che richiedono solo conferma di lettura.
Criticità: spunta o deseleziona la casella "Questo requisito non è critico per il controllo degli accessi". Se il requisito è critico (lascia la casella deselezionata), il mancato adempimento bloccherà l'accesso del lavoratore al sito. Se non è critico (spunta la casella), il lavoratore può accedere anche se il documento è in sospeso.
ℹ️ Tieni presente: la criticità è fondamentale per il controllo degli accessi. Un requisito come l'idoneità medica o la formazione obbligatoria dovrebbe essere sempre critico. I documenti complementari o informativi possono essere contrassegnati come non critici.
Passo 5: Aggiungi regole di richiesta
Scorri verso il basso e clicca su "Aggiungi regola/e". Qui definisci quando questo documento verrà richiesto. Puoi utilizzare fino a 6 tipi di condizioni:
Sito: il luogo di lavoro o sito dove si svolgerà l'attività.
Attività: il tipo di attività dell'appaltatore (pulizie, manutenzione, opere edili, ecc.).
Ruolo: il ruolo del lavoratore (operaio, tecnico, responsabile, ecc.).
Fornitore: l'azienda appaltatrice specifica.
Contratto: il contratto specifico.
Tipo di veicolo: per i requisiti delle attrezzature.
Passo 6: Combina le condizioni per affinare
Puoi combinare fino a 4 condizioni in una sola regola cliccando su "Combina con un'altra condizione". Questo ti consente di creare regole molto precise. Ad esempio:
Attività = "Manutenzione elettrica" → richiedere "Certificato di formazione sul rischio elettrico".
Attività = "Opere edili" + Sito = "Stabilimento Milano" → richiedere "Piano di sicurezza e salute".
Attività = "Logistica" + Ruolo = "Conducente carrello elevatore" → richiedere "Certificato di formazione per carrelli elevatori".
Sito = "Magazzino Roma" + Attività = "Pulizie" + Ruolo = "Operaio" → richiedere "SDS dei prodotti chimici".
Passo 7: Salva il requisito
Una volta completati tutti i campi e le regole, clicca sul pulsante "Aggiungi" nell'angolo inferiore destro per salvare il nuovo requisito. Da quel momento, Twind richiederà automaticamente quel documento a qualsiasi appaltatore che soddisfi le condizioni definite.
ℹ️ Tieni presente: quando una regola più generale copre già uno scenario, quella più specifica non verrà eseguita. Twind include uno strumento che rileva le regole ridondanti per aiutarti a identificare queste situazioni. Verifica gli avvisi mostrati dalla piattaforma al momento del salvataggio.
Esempio completo: configurazione per tre tipi di appaltatore
Ecco un esempio con tre tipi di appaltatori comuni in un luogo di lavoro tipico:
Appaltatore di pulizie
Regola: Attività = "Pulizie"
Requisiti aziendali (Soggetto = Appaltatore): valutazione dei rischi, certificato SPA, assicurazione RC, certificato Previdenza Sociale, schede di dati di sicurezza (SDS).
Requisiti del lavoratore (Soggetto = Dipendente): idoneità medica, formazione base SSL, formazione sui prodotti chimici, informazione sui rischi, consegna DPI.
Appaltatore di manutenzione elettrica
Regola: Attività = "Manutenzione elettrica"
Requisiti aziendali (Soggetto = Appaltatore): valutazione dei rischi, certificato SPA, assicurazione RC, certificato Previdenza Sociale, procedura di sezionamento elettrico.
Requisiti del lavoratore (Soggetto = Dipendente): idoneità medica, formazione base SSL, formazione sul rischio elettrico (RD 614/2001), autorizzazione ai lavori elettrici, informazione sui rischi, consegna DPI.
Appaltatore di costruzioni
Regola: Attività = "Opere edili/Costruzioni"
Requisiti aziendali (Soggetto = Appaltatore): valutazione dei rischi, certificato SPA, assicurazione RC, certificato Previdenza Sociale, piano di sicurezza e salute (PSS), notifica preliminare, certificato REA, libro di subappalto.
Requisiti del lavoratore (Soggetto = Dipendente): idoneità medica, formazione specifica SSL (TPC), formazione per lavori in quota, informazione sui rischi, consegna DPI.
Consigli per una buona configurazione
Inizia con i documenti base: configura prima i requisiti comuni a tutti gli appaltatori senza alcuna condizione di regola (verranno richiesti a tutti). Poi aggiungi quelli specifici con regole per attività.
Usa "Accordo" per istruzioni e norme: i documenti che richiedono solo conferma di lettura si configurano meglio come tipo di evidenza "Accordo". Quelli che richiedono un certificato o documento reale, come "Caricamento".
Contrassegna come critici i documenti essenziali: l'idoneità medica, la formazione obbligatoria e la valutazione dei rischi devono essere sempre critici per il controllo degli accessi. I documenti complementari possono essere non critici.
Consulta il tuo servizio di prevenzione: i tecnici dell'SPA possono confermare quale documentazione è richiesta per ciascun tipo di attività in base ai rischi del tuo sito.
Non duplicare requisiti: se un documento è già richiesto tramite una regola generale, non aggiungerlo di nuovo con una regola più specifica. Twind ti avviserà delle ridondanze.
Verifica periodicamente: se aggiungi nuove attività o appaltatori, verifica che le regole siano ancora appropriate.
Usa le attività come asse principale: configurare le regole per tipo di attività (pulizie, manutenzione, opere edili, logistica…) è di solito l'approccio più pratico e scalabile. In questo modo, quando aggiungi un nuovo appaltatore di pulizie, i documenti corretti verranno richiesti automaticamente.
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